Онлайновый просмотр 3

На первый план выходят группы и команды 3

Администрирование и развертывание в масштабе предприятия 4

Глобализация бизнеса 4

Универсальность просмотра 4

Веб-центричная вычислительная модель 5

Платформа Microsoft 5

Повышение производительности 5

Публикация HTML-документов 14

Сотрудничество на базе глобальной информационной сети 15

Аналитический инструментарий 15

Доступ к данным 16

Переход на новый комплект, его установка и администрирование 17

Глобальное использование приложений 17

Производительность труда конечного пользователя, его обучение и справочное
обслуживание 18

Введение Error! Bookmark not defined.

Сотрудничество и совместное использование информации в информационных сетях 20

Богатый аналитический инструментарий для принятия объективных решений 22

Простота использования программного обеспечения и управления им 24

Забота о пользователях 28

Создание и публикация HTML-документов 28

Организация совместной работы через Интернет 32

Аналитический инструментарий 36

Компоненты Office Web Components 37

Подключение к базе данных предприятия 39

Возможности программирования 40

Установка, развертывание и администрирование 42

Возможность использования в глобальном масштабе 45

Личная (индивидуальная) производительность 46

Справочная система и обучение конечного пользователя 50

Забота о пользователях 52

Создание документов для информационных сетей 55

Создание сложных сообщений электронной почты 56

Простота использования 56

Всемирное использование 58

Поддержка формата HTML 59

Создание HTML-документов 60

Совершенствование электронной почты в Microsoft Office 62

Простота использования 62

Всемирное использование 65

Сотрудничество и совместное использование информации в информационных сетях 70

Богатый аналитический инструментарий для принятия объективных решений 70

Простота использования программных средств 71

Создание и публикация HTML-документов 72

Аналитический инструментарий 73

Подключение к данным предприятия 74

Компоненты Office Web Components 74

Личная производительность 75

Всемирное использование 75

Совместное использование информации в информационных сетях 78

Сотрудничество в реальном масштабе времени 79

Простота использования 80

Создание и публикация HTML-документов 81

Сотрудничество в реальном масштабе времени 84

Личная производительность 87

Справочная система и обучение конечного пользователя 89

Многоязычная поддержка пользователей 90

Функции, упрощающие поиск и использование информации 92

Веб-функции совместного использования информации 93

Богатый аналитический инструментарий для управления информацией 94

Дополнительные средства программирования для разработчиков 94

Функции, упрощающие поиск и использование информации 94

Веб-функции совместного использования информации 97

Богатый аналитический инструментарий для управления информацией 99

Краткое описание 102

Архитектура Microsoft Outlook 102

Простота использования и управления 104

Поддержка стандартов Интернета 105

Новые возможности управления информацией и электронной почтой 106

Новые возможности удаленного использования 110

Новые возможности для разработчиков 111

Удобство работы 111

Новые возможности установки и настройки 119

Поддержка стандартов Интернета 122

Новые возможности управления информацией и электронной почтой 124

Новые возможности удаленного использования 148

Интеграция с Internet Information Server 155

Значение консультативного совета пользователей Office 165

На верном пути 165

Совершенствование сетевого сотрудничества 166

Значение HTML 166

Публикация документов в информационных сетях 167

Профессиональный вид веб-страниц 167

Сотрудничество в информационных сетях 168

Корпоративная отчетность 168

Доступ к корпоративным данным 169

Хранение данных 169

Установка и развертывание 170

Развитые возможности администрирования и самовосстановление приложений 170

Переход на новую версию и обновление продукта 171

Глобальное использование 171

Учет индивидуального стиля работы 172

Упрощенное выполнение операций 172

Развитие технологии IntelliSense^® 172

Вниманию читателя предлагается обзорное руководство по Microsoft^® Office 2000, призванное помочь в оценке нового комплекта приложений корпорации Microsoft. Из него вы узнаете о целях и задачах разработки этого программного пакета, его новых возможностях, о роли, которую сыграли в его создании пользователи, и о многом другом. В документе рассматриваются следующие темы:

цели и задачи разработки;

новые функции продукта;

интеграция с платформой Microsoft;

изучение потребностей пользователей;

техническая поддержка Microsoft.

Приступая к работе над пакетом Office 2000, наши разработчики прежде всего внимательно изучили основные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи.

В последнее время потребители все сильнее ощущают потребность в технологии, которая бы обеспечивала им преимущества в бизнесе и увеличивала полезность информации. Пользователи уже ощутили веб-революцию в том, что касается доступа к информации в Интернете, однако опереться на информационную сеть в практической повседневной работе оказалось не так-то легко. Необходимые для этого новые знания и инструменты раньше применялись только специалистами, однако рядовые потребители тоже хотели бы получить все выгоды, связанные с совместным использованием информации и сотрудничеством в Интернете.

Office 2000 помогает пользователям, упрощая наиболее трудные аспекты работы в глобальной информационной сети (например, публикацию на веб-серверах). Помимо этого, Office позволяет ввести в Интернет новаторские возможности сотрудничества, обеспечивающие резкое повышение производительности труда.

Сегодня компании уделяют все больше внимания стоимости владения и управления компьютерами. Учитывая это, корпорация Microsoft включила непосредственно в Office 2000 целый ряд функций, снижающих затраты на развертывание, поддержку и сопровождение приложений. Кроме того, многие компании сталкиваются с трудностями при управлении программным обеспечением в международной среде. Новая версия Office опирается на единый базовый код, что значительно упрощает их разрешение.

Microsoft внесла в Office фундаментальные изменения, которые полностью устраняют рассмотренные проблемы и позволяют любому пользователю Office 2000 ощутить все его возможности. Новый пакет основан на прочном фундаменте предыдущих версий и сохраняет легкость использования, интеллектуальность и тесную интеграцию приложений, но в то же время выходит далеко за рамки настольных систем и позволяет опереться в работе на Интернет.

Office 2000 во многом отличается от прежних версий пакета. Это комплект настольных приложений для квалифицированных специалистов, который помогает им поставить себе на службу глобальную информационную сеть и усовершенствовать процесс работы с людьми и информацией. Доступные в Office 2000 средства сотрудничества и совместного использования информации с помощью Интернета обеспечивают интеграцию сети и инструментов повышения производительности, а богатые возможности анализа облегчают применение интрасети компании для доступа к важнейшей деловой информации и принятия более удачных и своевременных решений. Работать с приложениями комплекта и управлять ими стало намного проще, так что пользователи и организации могут быстро приступить к работе, избежать препятствий и добиться отличных результатов при более низком расходе ресурсов.

Этот документ позволяет познакомиться с основными усовершенствованиями в Office 2000 и предлагает информацию о новых технологиях, которые улучшат работу всех пользователей Office.

Каждая следующая версия комплекта Microsoft Office призвана еще лучше удовлетворять потребности пользователей. Чтобы добиться этого, Microsoft постоянно следит за тенденциями развития компьютерной отрасли и изменениями стиля работы пользователей. Обширные исследования их предпочтений и постоянное общение с потребителями позволило установить, что наиболее значительные перемены в сегодняшней индустрии программного обеспечения происходят, в частности, в следующих областях.

Дни бумажных документов и “черепашьей” почты необратимо уходят в прошлое. С каждым днем пользователи все чаще начинают применять свои персональные компьютеры для повседневного общения (обмена корреспонденцией) внутри компании, между компаниями и между членами семьи и друзьями. Office 2000 включает лидирующие в отрасли средства поддержки электронной почты, основанные на стандартах Интернета, а также прекрасные инструменты для эффективного управления почтой. С помощью ПК пользователи получают постоянный доступ в мир информации и услуг, которые предлагают Интернет и интрасети. Подключение к сети открывает множество новых возможностей. Например, оно позволяет отправлять документы Office по электронной почте, распространять информацию из корпоративной базы данных в электронном виде, не прибегая к печати бумажных отчетов, или представлять отчеты о расходах с помощью онлайновой формы. Групповое планирование в рамках Microsoft Exchange Server или по Интернету дает пользователям Office 2000 возможность координировать личные встречи и онлайновые переговоры в режиме реального времени с помощью встроенных средств, основанных на стандартах Интернета, а также проводить видеоконференции и совместно работать с приложениями через Интернет. В последние несколько лет мы стали свидетелями значительного развития современных онлайновых коммуникаций. Начавшись с крупных предприятий, это явление расширялось и захватывало индивидуальных пользователей, причем можно ожидать, что такой процесс будет продолжаться еще долгие годы.

Все больше и больше компаний применяет свои интрасети в качестве платформы для связи и сотрудничества, а индивидуальные пользователи хотят находить, получать и просматривать информацию с помощью обозревателей (или Office). Онлайновый просмотр и дальше будет превращаться в основной способ доступа к информации, так что бумажные документы и процессы уступят место электронным системам.

Сегодня редко можно встретить документ, который был бы составлен, отредактирован и утвержден одним-единственным человеком. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии разумных деловых решений участвуют целые группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества. Успех команды опирается на возможности легкого распространения информации, обмена идеями и доступа к корпоративным данным.

В прошлом попытки совместного использования файлов наталкивались на ряд типичных проблем, в том числе различия форматов файлов, несовместимость между платформами, несогласованность в организации обратной связи с получателем и трудности работы в многонациональной среде при использовании разных языков и наборов символов. Поскольку интенсивность совместной работы над проектами продолжает возрастать, то все большее значение приобретают приложения, обеспечивающие полную поддержку такого сотрудничества.

Сегодня приложениями Microsoft Office пользуется более 75 миллионов человек, и некоторые из них отвечают за развертывание и поддержку этого пакета на тысячах настольных систем. Многие организации рассматривают Office как набор инструментов, жизненно важных для их бизнеса, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративным данным. Проблемы развертывания и администрирования Office в больших организациях существенно отличаются от тех, с которыми сталкиваются индивидуальные пользователи и небольшие компании. Корпоративным клиентам необходимы программные средства, ориентированные на решение их задач и не требующие непомерных затрат на поддержку. В новой версии Microsoft старалась полностью учесть проблемы управления комплектом Office на больших предприятиях.

В последнее время быстро увеличивается число корпораций, действующих в глобальном масштабе. Неважно, имеют ли они свои филиалы во многих странах или просто поддерживают деловые отношения с компаниями из других частей света – в любом случае им требуется комплект деловых приложений, допускающий легкое развертывание по всему миру, а также инструменты повышения производительности, предназначенные для работы с документами на нескольких языках. Чем лучше то или иное приложение удовлетворяет потребности глобального использования (например, позволяет переключать язык по мере необходимости), тем легче осуществить его развертывание и обслуживание в любой стране мира.

Office 2000 опирается на наследие предыдущих версий пакета, обеспечивая легкость использования, интеллектуальность и интеграцию приложений, однако во многих отношениях новая версия Office значительно отличается от них. При ее создании Microsoft стремилась увеличить ценность Office для корпоративных потребителей за счет снижения общей стоимости владения, создания масштабируемых, гибких и настраиваемых средств установки, а также перехода к единому базовому коду (один исполняемый файл для всех стран мира) и единой среде разработки решений. Более того, Office теперь выходит далеко за рамки настольных систем, открывая новый уровень производительности, предоставляя каждому возможность опубликовать свои документы в Интернете и применяя глобальную информационную сеть для связи, сотрудничества и разработки приложений.

Чтобы добиться столь высокой функциональности Office 2000, его создатели вложили немало сил и энергии в разработку новых технологий и принципов организации труда.

Чтобы упростить просмотр и совместное использование информации, разработчики Office 2000 включили в продукт еще один стандартный формат файлов – HTML, который дополняет внутренние двоичные форматы файлов Office. Для Microsoft, посвятившей более десяти лет совершенствованию и оптимизации этих форматов, такое решение стало крупным событием. В то же время оно поставило перед ней сложную задачу, поскольку пользователи будут ожидать от HTML-файлов такой же высокой точности редактирования и воспроизведения, как при работе с двоичными файлами. Цель Microsoft заключается в том, чтобы пользователи могли выбирать между HTML и существующими двоичными форматами без потерь в функциональных возможностях или качестве документов. Пользователи смогут сосредоточиться на создании содержания, а Office позаботится о том, чтобы оно прекрасно выглядело и в сообщении электронной почты, и в Интернете, и на печатной странице.

Сегодня информация хранится во множестве разрозненных источников, включая сетевые серверы, жесткие диски персональных компьютеров и потоки электронной почты, а это сильно затрудняет поиск и совместное использование данных. Office 2000 позволяет использовать Интернет в качестве базовой среды для публикации документов, управления файлами и сотрудничества. По мере распространения корпоративных интрасетей такая модель работы откроет перед пользователями дополнительные возможности, предоставляемые веб-серверами. Сценарии сотрудничества будут включать новые операции, в том числе подписку на веб-узлы и автоматическое уведомление о любых изменениях и обновлениях документа, легкое индексирование и поиск во всех файлах узла, а также мгновенное установление связей с новыми документами, размещенными на веб-узле. Этот подход обеспечивает более глубокое сотрудничество в рамках рабочих групп и открывает путь ко всем преимуществам, связанным с веб-серверами.

Office 2000 также позволяет использовать Интернет как платформу для разработки программных решений. Сегодня оперативный доступ к данным становится стал обязательным условием конкурентоспособности компании. Корпорации создают интрасети, открывающие универсальный доступ к информации и корпоративным данным, и Microsoft Office дает им инструменты для обработки отчетов, контроля и анализа с помощью обозревателя. Благодаря этому лица, принимающие решения, получают всю необходимую информацию в удобном для работы формате. Новые веб-компоненты Office позволяют разработчикам включать некоторые элементы Office в свои специализированные продукты, что облегчает подготовку и распространение отчетов, контроль за информацией и доступ к корпоративным данным в среде, основанной на технологиях Интернета.

Клиенты Microsoft нередко заявляли, что они хотели бы получить более полную поддержку совместной работы всех компонентов вычислительной среды предприятия. Office 2000 действительно выходит за границы настольных систем, превращаясь скорее в корпоративное приложение. При разработке этой версии особое внимание уделялось ее тесной интеграции с платформой Microsoft, в том числе с такими продуктами, как операционная система Microsoft Windows NT^® и приложения семейства Microsoft BackOffice^®, например, Microsoft Exchange Server и Microsoft SQL Server™. Применение Office 2000 в сочетании с другими продуктами Microsoft позволяет снизить стоимость разработки за счет опоры на общую платформу, снижения риска и увеличения гибкости. Клиенты получат дополнительные преимущества и ощутят полную интеграцию всех компонентов при использовании Office в среде, основанной на платформе Microsoft, однако Office 2000 станет прекрасным комплектом приложений даже для клиентов, опирающихся на другие программные продукты.

Учитывая изменения в тенденциях развития компьютерной индустрии, исследования пользовательских предпочтений и новейшие достижения технологии, Microsoft в ходе проектирования и разработки Office 2000 сосредоточила основные усилия на трех главных направлениях:

• Сотрудничество и совместное использование информации в Интернете. Office 2000 предлагает совершенно новый стиль работы, соединяющий базовые инструменты повышения производительности с возможностями Интернета. Такое сочетание намного упрощает процесс обмена информацией и совместной работы над проектами.
• Богатый аналитический инструментарий для принятия оптимальных решений. Office 2000 значительно облегчает применение интрасети компании для доступа к важнейшей деловой информации и включает новаторские средства анализа, которые помогают принимать более удачные и своевременные решения.
• Простота использования и управления программным обеспечением. Office 2000 обеспечивает новый уровень гибкости и интеллектуальности, позволяя пользователям и организациям быстро приступить к работе, избежать препятствий и добиться отличных результатов при более низком расходе ресурсов.

Эти ключевые направления более подробно рассматриваются в разделе “Цели и задачи разработки Microsoft Office 2000” данного руководства.

Корпорация Microsoft успешно продемонстрировала, какую пользу для бизнеса приносит интеграция приложений повышения производительности в единый комплект. С выпуском каждой очередной версии Office глубина интеграции и легкость использования пакета увеличивались, и такая эволюция позволяет клиентам рассчитывать, что новый комплект настольных приложений также будет отражать основные тенденции развития делового программного обеспечения.

Чтобы удовлетворить эти потребности, разработчики Office 2000 не стали ограничиваться простой интеграцией удобных в работе приложений, а открыли перед пользователями глобальный мир, основанный на всемирной информационной сети.

Office 2000 расширяет хорошо знакомые инструменты, помогая пользователям опереться на свои знания в новой, веб-центричной среде. Для этого он объединяет в едином рабочем пространстве богатые возможности связи и совместного использования информации, обеспечивает более тесную интеграцию с серверными системами и устанавливает новые стандарты, отвечающих запросам конечных пользователей и специалистов по информационным технологиям.

Во многих задачах средства повышения продуктивности бизнеса прошли путь от листка бумаги до глобальной информационной сети. Точно так же Microsoft Office 2000 выводит настольные приложения в Интернет, обеспечивая рядовому пользователю деловых программ доступ ко всей его мощи. Новый пакет не только упрощает процесс работы, но и облегчает совместное использование, получение и анализ деловой информации для индивидуальных пользователей и целых организаций.

Основополагающей концепцией Office 2000 является превращение глобальной информационной сети в систему для получения конкретных результатов, которая помогает людям сотрудничать, обмениваться информацией и добиваться результатов в среде, основанной на Интернете. Базовый принцип такой концепции состоит в том, что документы и в дальнейшем будут разрабатываться совместными усилиями многих людей и, собранные вместе, станут ценнейшим достоянием компании. Сегодня в процессах связи и сотрудничества между работниками создание документов отделено от их обсуждения. Например, участники группы могут с помощью электронной почты обмениваться идеями и оценками конкурирующих продуктов, однако такое взаимодействие никак не связано с документами, созданными в рамках проекта – результатами финансового анализа в электронной таблице Microsoft Excel, рекомендациями в программе презентационной графики PowerPoint^® и различными отчетами, подготовленными в Microsoft Word. Новый комплект семейства Office, напротив, нацелен на использование сети для тесной интеграции процессов сотрудничества и группового обсуждения с процессами совместного создания документов.

В предыдущих версиях Office возможности сохранения документов Word в формате HTML были значительно улучшены, однако эта процедура все еще остается трудной и не находит широкого применения среди пользователей. Более того, публикация документа в Интернете должна осуществляться так же легко, как его сохранение на жестком диске. Сегодня задача преобразования документов в формат HTML и их размещения в интрасети часто возлагается на специально подготовленного веб-мастера. Он выполняет роль посредника, через которого должны проходить все документы, и это может стать самым узким местом в процессе публикации и совместного использования информации. В конечном счете такие узкие места приводят к быстрому устареванию веб-страниц или нарушению ссылок на другие страницы. “Высохшие” веб-страницы фактически оказываются неэффективными, и корпорация сталкивается с эффектом “мертвой сети”. Свыше 80% опрошенных крупных корпораций признаются, что сталкивались с таким явлением в своих интрасетях.

Office 2000 позволяет справиться с этой проблемой. С его помощью любой пользователь в состоянии легко преобразовать файл Office в формат HTML и сохранить его непосредственно в интрасети своего подразделения. Тем самым время веб-мастера освобождается для решения более важных задач, например, совершенствования сетевой инфраструктуры. Чтобы добиться этого, новая версия Office предлагает два вида файлов – двоичные файлы (с расширениями .doc, .xls, .ppt и .mdb) и файлы .html. Большинство пользователей Office хорошо знакомо с богатыми возможностями применяемых по умолчанию двоичных файлов, которые разрабатывались и совершенствовались корпорацией Microsoft в течение последних 10 лет. Однако большая популярность Интернета потребовала такой же глубокой поддержки формата HTML, дополняющего двоичные форматы файлов. В результате пользователи могут выбрать формат, удовлетворяющий их потребности лучше всего.

Office 2000 автоматически преобразует документы в формат HTML, поэтому пользователь может выйти в сеть, ничего не зная о программировании на языке HTML. Главное достоинство HTML – переносимость на уровне промышленного стандарта. Это открытый формат, который допускает просмотр любым пользователем в любом месте независимо от операционной системы и географического положения. Однако для его применения в Office нужно было обеспечить столь же высокую точность воспроизведения, как и для собственных форматов комплекта. Это относится, в частности, к компоновке и форматированию документа, рисункам и другим элементам оформления. Используя HTML в сочетании с технологией XML (Extensible Markup Language – расширяемый язык разметки), разработчикам Office 2000 удалось сохранить все богатство форматирования документов, включая диаграммы и исправления, при их преобразовании в формат HTML и обратном переводе в собственный формат Office. Например, пользователь в состоянии создать документ Word в двоичном формате, опубликовать его в глобальной информационной сети в формате HTML, снова открыть документ с помощью Word, внести изменения в HTML-файл и при этом сохранить все возможности форматирования и состояние редактирования, характерное для исходного документа.

Публикация информации на общем веб-узле представляет собой ключевой элемент ее превращения в ценный корпоративный ресурс, однако Office также облегчает совместную работу с данными, которые уже помещены в сеть. Сегодня при коллективной работе над проектом информация зачастую сохраняется где угодно – на файловых серверах, жестких дисках персональных компьютеров и во многих других местах. Собрать все эти данные вместе и включить их в единый рабочий процесс оказывается весьма непросто. Office 2000 помогает пользователям, предоставляя общую среду для интеграции данных – рабочее веб-пространство. Члены рабочей группы обращаются к нему, чтобы найти нужную информацию, разместить свои документы и организовать совместную работу над проектом.

Кроме того, Office 2000 позволяет пользователям сотрудничать при подготовке документов прямо из обозревателя, публикуя собственные комментарии и принимая участие в обсуждениях.

В Office 2000 средства совместной работы в реальном времени стали более доступными и интегрированными, чем в прежних версиях комплекта, так что пользователи легко могут участвовать в документ-конференциях и транслируемых презентациях. Кроме того, Office открывает доступ ко множеству предоставляемых веб-серверами дополнительных услуг, включая подписку и получение уведомлений, индексацию и поиск информации.

Сегодня получить доступ к корпоративным данным далеко не так просто, как того бы хотелось. Office 2000 облегчает этот процесс благодаря использованию Интернета в качестве платформы и опоре на такие знакомые приложения, как Microsoft Access и Microsoft Excel, а также входящим в новую версию средствам составления отчетов, анализа данных и слежения за ними. Такие веб-решения могут подключаться непосредственно к мощным серверным хранилищам, например, Microsoft SQL Server™, так что Office выступает в роли клиента. В результате лица, принимающие деловые решения, оказываются в состоянии сами получать и анализировать корпоративную информацию. Это становится возможным благодаря способности комплекта Office создавать привычные и простые в использовании веб-компоненты (Web Components), которые работают в обозревателе.

Веб-компоненты комплекта Office отличаются следующими характеристиками:

• создаются с помощью Microsoft Access и Microsoft Excel;
• распространяются как интерактивные веб-страницы;
• могут связываться с конкретными наборами данных или прикрепляться к ним.

Специалисты по информационным технологиям и разработчики программных решений будут рады возможности использовать накопленный ранее опыт при создании приложений с интерфейсом, который хорошо знаком конечным пользователям. Благодаря таким веб-решениям пользователи станут запрашивать в службе информационных технологий меньше специализированных отчетов, поскольку теперь они в состоянии сами получить доступ к корпоративным данным. Сотрудники службы информационных технологий смогут создать одно решение, удовлетворяющее потребности широкой аудитории, а затем пользователи будут настраивать представления данных и анализировать информацию с помощью хорошо известных им приложений Office.

Будучи самым распространенным комплектом настольных приложений, Office оказывается оптимальным клиентом для доступа к данным и разработки решений масштаба предприятия. Сочетая простые в работе приложения с возможностью непосредственного подключения к корпоративным хранилищам данных, новая версия Office открывает доступ к корпоративной информации самым разным категориям пользователей.

Microsoft Access также предлагает новые возможности, связанные с его использованием в качестве клиентского интерфейса. Традиционно это приложение играло роль СУБД для файлового сервера, однако Microsoft Access 2000 может работать как автономная СУБД для настольных систем или как интерфейсный клиент для связи с серверными хранилищами информации, например, Microsoft SQL Server.

Microsoft Access включает новую версию применяемого по умолчанию механизма баз данных Jet. Благодаря этому пользователи могут использовать хорошо знакомые инструменты при создании небольших приложений баз данных для индивидуальной или групповой работы. Кроме того, Microsoft Access поддерживает альтернативный формат файлов, позволяющий использовать это приложение в качестве интерфейса для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server. С точки зрения опытных пользователей и разработчиков приложений, Microsoft Access обеспечивает несколько преимуществ, в том числе сочетание легкости использования интерфейса Access с мощью и масштабируемостью серверной базы данных Microsoft SQL Server.

Таким образом, Microsoft Access может применяться как при разработке приложений для индивидуальных пользователей и небольших групп на настольных системах , так и в качестве интерфейса для доступа к серверным базам данных масштаба предприятия, опирающимся на Microsoft SQL Server.

Традиционная особенность всех версий Office – интеллектуальные компоненты, встраиваемые в каждое приложение. Именно благодаря этому пользователь может полностью сосредоточиться на сути своей работы, а не задумываться о способах выполнения тех или иных операций. В последних версиях комплекта пользоваться программами стало еще проще. Во-первых, пользователи могут быстро найти ответы, задавая вопросы на обычном человеческом языке. В этом им помогает технология работы с естественным языком, на которую опираются такие средства, как Помощник Office – экранный персонаж, выполняющий функции дружественного посредника между человеком и компьютером. Во-вторых, Office автоматизирует решение повседневных задач, облегчая поиск необходимых пользователю функций.

Office 2000 также включает новаторские возможности, обеспечивающие “открываемость” и легкость использования приложений с точки зрения конечного пользователя, однако теперь эти идеи находят более широкое применение и позволяют упростить развертывание и управление пакетом. Пользователи и организации могут быстро приступить к работе, добиваясь максимальной производительности при минимальных затратах ресурсов.

Цель Office 2000 состоит в том, чтобы дать сотрудникам службы информационных технологий максимально гибкие решения. Теперь они легко могут создавать специализированные конфигурации рабочего стола с учетом функций и потребностей каждого подразделения. Office предлагает богатый набор средств и поддерживает широкий спектр сценариев установки – от сервера Windows NT^® Server Terminal Server Edition, обслуживающего сеансы работы с различными клиентскими устройствами, до сетевых ПК NetPC и полноценных персональных компьютеров. Это позволяет корпорациям полностью использовать имеющиеся аппаратные средства и предоставить пользователям доступ ко всем возможностям Office.

Чтобы добиться столь высокой гибкости настройки, Office применяет совершенно новую технологию установки Microsoft Windows Installer. Она обеспечивает множество преимуществ при развертывании программ в масштабах корпорации и, в частности, может автоматически принимать правильные решения в процессе модернизации машин или их возврата в исходное состояние. Благодаря этому специалисты по информационным технологиям в состоянии гораздо лучше контролировать установку и администрирование, что в конечном счете снижает как прямые, так и косвенные расходы на управление.

Для многих больших организаций значительная часть расходов на сопровождение Office связана с его развертыванием в различных странах. Office 2000 стал первой версией пакета, полностью разработанной с учетом потребностей многонациональных компаний.

Чтобы облегчить использование программных продуктов и увеличить их полезность для решения конкретных задач, развитие интеллектуальных возможностей приложений должно выйти за рамки простой интерпретации синтаксиса и обеспечить более глубокий уровень понимания смысла и контекста. Например, функции настройки Office 2000 упрощают работу с пользовательским интерфейсом, а меню и панели инструментов автоматически адаптируются к стилю работы конкретного человека. Корпорация Microsoft намерена и в дальнейшем совершенствовать свой пакет, делая его использование более удобным и добавляя в него новые функции.

Office стал фактическим стандартом среди настольных приложений повышения производительности, потому что интеллектуальность и интеграция его компонентов помогала пользователям при создании документов, позволяя сосредоточиться на своей работе, а не на изучении программы. Чтобы максимально упростить работу с комплектом, Microsoft продолжает повышать уровень автоматизации справочной системы. Это принесет двоякие преимущества: конечные пользователи Office 2000 смогут еще больше повысить производительность своего труда, а специалисты информационных технологий столкнутся со снижением числа обращений в службы поддержки, поскольку пользователям станет легче найти ответ самостоятельно.

В общем, Office 2000 может стать стратегическим клиентом для любого предприятия. Он расширяет хорошо знакомые инструменты и позволяет опереться на имеющиеся знания в новой, веб-центричной среде. Этот комплект в состоянии внести весомый вклад в достижение целей компании благодаря объединению богатых возможностей связи и совместного использования информации в едином рабочем пространстве, а также углублению интеграции с серверными системами и совершенствованию аналитических инструментов, которые облегчают принятие более удачных решений.

Microsoft Office for Windows

В этот раздел обзорного руководства включена информация, которая поможет всесторонне оценить возможности Microsoft^® Office 2000. Представленные здесь новые и усовершенствованные функции являются общими для всех приложений этого комплекта, а в последующих разделах рассматриваются улучшения, затрагивающие отдельные приложения. Каждый раздел состоит из трех частей:

• введения;
• обзора новых функций;
• подробного описания функций.

Чтобы облегчить оценку общих возможностей Office 2000, их обсуждение в данном разделе будет строиться с учетом описанных ранее целей разработки продукта. Эти цели были определены на основании всестороннего исследования запросов пользователей и их пожеланий, включавшего посещения многих клиентов, углубленные опросы и взаимодействие с консультативным советом Office Advisory Council (подробнее об этом можно узнать из раздела “Изучение потребностей пользователей”). Для большинства организаций наиболее существенные изменения по сравнению в предыдущими версиями Office связаны с усовершенствованиями в следующих ключевых областях:

• Сотрудничество и совместное использование информации в Интернете. Office 2000 предлагает совершенно новый стиль работы, соединяющий базовые инструменты повышения производительности с возможностями Интернета. Такое сочетание намного упрощает процесс обмена информацией и совместной работы над проектами.
• Богатый аналитический инструментарий для принятия оптимальных решений. Office 2000 значительно облегчает применение интрасети компании для доступа к важнейшей деловой информации и включает новаторские средства анализа, которые помогают принимать более удачные и своевременные решения.
• Простота использования и управления программным обеспечением. Office 2000 обеспечивает новый уровень гибкости и интеллектуальности, позволяя пользователям и организациям быстро приступить к работе, избежать препятствий и добиться отличных результатов при более низком расходе ресурсов.

Microsoft Office завоевал прочную репутацию как самый эффективный комплект приложений для разработки документов, связи и анализа деловой информации. Во многих задачах средства повышения продуктивности бизнеса прошли путь от листка бумаги до Интернета. Office 2000 — это комплект настольных приложений для квалифицированных специалистов, который помогает им поставить себе на службу глобальную информационную сеть и усовершенствовать процесс работы с людьми и информацией, обеспечивая более высокое качество получаемых результатов.

Office 2000 предлагает множество новых функций. Многие из них характерны лишь для какого-то одного приложения комплекта, однако наибольшее значение для этой версии имеют средства, затрагивающие комплект в целом. Именно такие общие функции Office представляют собой ключ к стране новых возможностей Office 2000.

Office 2000 помогает пользователям в полной мере поставить себе на службу глобальную информационную сеть. Соединяя базовые инструменты повышения производительности с возможностями Интернета, он упрощает процесс обмена информацией и совместной работы над проектами. Сейчас интрасети становятся хранилищем важной корпоративной информации, и пользователи хотели бы найти на веб-серверах такие же – если не лучшие – средства и функции, что и на обычных файловых серверах. Office позволяет превратить интрасеть в двустороннее рабочее пространство и дать пользователям единую среду для сотрудничества, публикации, совместного использования и управления документами. Столь тесная интеграция Office и Интернета оказывается возможной, потому что Office 2000 обеспечивает для формата HTML такой же уровень поддержки, как и для своих внутренних двоичных форматов. Благодаря этому пользователи могут легко создавать сложные веб-документы и совместно работать с ними с помощью тех же самых приложений Office, которые они применяли для создания бумажных документов. Но самое главное преимущество такой глубокой интеграции связано с тем, что теперь любой пользователь в любом месте может с помощью обозревателя получить полный доступ ко всему богатству содержания документов Office.

Создание и публикация HTML-документов

Организация сотрудничества с помощью Интернета

Office 2000 значительно облегчает получение важнейшей деловой информации, а входящие в комплект современные средства анализа помогают принимать более удачные и своевременные решения. Компании стремятся улучшить доступ своих сотрудников к информации, и новая версия Office предлагает им инструменты, которые хорошо интегрируются с существующими средами и позволяют опереться на их возможности. Разносторонние средства анализа, новые веб-компоненты Office и улучшенные возможности подключения к базам данных – все это делает Office 2000 незаменимым помощником для тех пользователей, которым приходится получать, анализировать, отслеживать и реагировать на постоянно меняющуюся информацию. Кроме того, этот комплект разрабатывался как открытая платформа, так что независимые разработчики и программисты компаний могут тесно интегрировать с ним свои собственные приложения.

Инструменты анализа

Веб-компоненты Office

Доступ к корпоративным данным

Возможности программирования

Office 2000 предлагает новые инструменты развертывания и администрирования, которые позволяют организациям и отдельным пользователям быстро приступить к работе, избежать препятствий и добиться отличных результатов при более низком расходе ресурсов. Клиенты Microsoft многократно заявляли, что хотели бы видеть постоянное упрощение установки, использования и администрирования программных продуктов. Новые революционные технологии, включенные в Office 2000, обеспечивают качественно иной уровень интеллектуальности при установке и сопровождении пакета, а также повышают производительность труда пользователей.

Установка, развертывание и администрирование

Глобальное использование приложений

Индивидуальная производительность

Справочная система и обучение конечного пользователя

Управление HTML-файлами

Microsoft рассчитывает, что при работе с HTML-файлами пользователи откажутся от пересылки файлов и будут приводить только идентификатор ресурса (URL), указывающий на веб-сервер, где этот файл хранится. Кроме того, при перемещении таких документов пользователю нужно не забывать копировать как основной HTML-файл, так и папку со вспомогательными файлами. Windows NT 5.0 будет поддерживать специальную функцию синхронизации этих компонентов, так что пользователь сможет удалить или переместить только один компонент, а о втором позаботится система.

Сохранение возможностей Office в формате HTML

Office 2000 обеспечивает поддержку возникающих стандартов Интернета, в том числе спецификации векторной графики VML (Vector Markup Language – векторный язык разметки), проект которой недавно был представлен в Консорциум World Wide Web. Инициатором этого предложения выступила корпорация Microsoft совместно с рядом других крупных разработчиков, включая корпорацию Visio, компанию Hewlett-Packard, фирмы Autodesk и Macromedia. Новая спецификация должна упростить и ускорить редактирование, совместное использование и отображение векторной графики в Интернете. Язык VML применяется в Office 2000 для создания объектов OfficeArt, так что любое приложение, поддерживающее этот язык, позволяет редактировать такие объекты, изменять их форму и размер. Для этого объект достаточно перенести в другое приложение через буфер обмена. Сохранение объектов OfficeArt в формате VML имеет еще одно преимущество: их загрузка и рендеринг в обозревателях с поддержкой VML занимают гораздо меньше времени. Microsoft уверена, что Internet Explorer 5.0 и другие новые обозреватели будут поддерживать рендеринг векторной графики. В настоящее время обозреватели не включают встроенных функций отображения векторных графических объектов, что связано в первую очередь с отсутствием соответствующего стандарта. В результате приложения сегодня вынуждены сохранять такие объекты в виде растровых изображений, допускающих просмотр в обозревателях, а это приводит к значительному увеличению размера файлов и времени их загрузки.

Сохранение документов на веб-узлах

С каким бы приложением Office 2000 пользователь не работал, он легко может сохранить свой документ в виде высококачественного файла формата HTML. Опубликовать документ на веб-сервере оказывается так же просто, как сохранить файл на жестком диске. Для открытия, поиска и сохранения файлов на веб-сервере применяются те же диалоговые окна открытия и сохранения документов, что и для обычных файлов. Кроме того, сегодня можно прямо из Office увидеть, как документ будет выглядеть в стандартном веб-обозревателе. Кнопка “Print Preview” на главной панели команд теперь включает и функцию веб-просмотра (Web Preview). Такая же команда появилась в меню “File”. Эти средства позволяют увидеть, как документ в конце концов будет выглядеть на экранах компьютеров других пользователей.

Темы и шаблоны оформления

Обработка гиперссылок

Приложения комплекта Office 2000 предлагают единый улучшенный интерфейс для работы с гиперссылками, который существенно упрощает управление ссылками в документах. Пользователь может создавать указатели перехода, триггеры электронной почты и любые другие виды гиперссылок, даже не зная жаргона HTML. Пакет позволяет легко ввести текст гиперссылки и создать ссылку на новый файл, а также сослаться на несколько файлов из одного источника. Универсальные идентификаторы ресурсов в гиперссылках теперь могут содержать пробелы, так что создавать указатели на длинные имена файлов стало гораздо проще.

При сохранении документа Office 2000 проверяет все включенные в него гиперссылки и исправляет те ссылки, которые не работают из-за перемещения файла в другое место или каких-то иных причин. Для доступа к другим файлам применяются относительные, а не абсолютные ссылки, так что Office легко может восстановить их при переносе файла.

Как правило, сегодня пользователи сохраняют необходимые для совместной работы файлы на файловом сервере, а веб-серверы в большинстве случаев применяются лишь для распространения неизменяемой информации в одном направлении. Однако веб-серверы позволяют осуществить двустороннее взаимодействие и обладают многими преимуществами по сравнению с обычными файловыми серверами. Ведь файловый сервер – это по существу большой жесткий диск, который прекрасно справляется с хранением файлов, но не обладает должным интеллектом для обработки информации. Напротив, веб-сервер опирается на развитое программное обеспечение и способен решать “интеллектуальные” задачи как самостоятельно, так и во взаимодействии с клиентами. Именно это делает веб-серверы намного более мощным инструментом для сотрудничества и совместного использования информации в рабочих группах, чем файловые серверы, – достаточно назвать простоту навигации, а также возможности поиска и индексации файлов, подписки и передачи уведомлений.

Серверные расширения Microsoft Office

Office 2000 включает набор серверных расширений Office Server Extensions (OSE), образующий переходное звено от нынешних веб-технологий к средствам, делающим Интернет дружественной средой для работы с людьми и информацией. Серверные функции OSE значительно упрощают работу с файлами Office и организацию сотрудничества в информационных сетях, позволяя публиковать документы на доступных веб-серверах, просматривать их содержимое с помощью Проводника, совместно разрабатывать веб-документы и обмениваться комментариями, а также получать уведомления при изменении любого документа. Такое сочетание функций предоставляет в распоряжение пользователей возможности, которые раньше были доступны лишь менеджерам по информационным системам и веб-мастерам, и при этом не требует глубокого понимания работы веб-серверов.

Основу Office Server Extensions образует набор расширений FrontPage и другие технологии, реализованные в HTTP-сервере на базе Windows NT и открывающие дополнительные возможности публикации, сотрудничества и управления документами. Установленный на сервере набор OSE значительно повышает функциональность Office 2000, Проводника Windows и веб-обозревателя. В то же время он не подменяет существующие серверные технологии, а скорее расширяет возможности пользователя при работе с Office 2000 в информационных сетях. Кроме того, Office включает также ряд клиентских функций, обеспечивающих прямое и прозрачное для пользователя взаимодействие приложений с веб-серверами.

Познакомившись с обширной поддержкой формата HTML в Office 2000, пользователи могут спросить, следует ли преобразовывать в формат HTML каждый документ, сохраняемый на веб-сервере. В действительности не имеет значения, в каком формате хранится документ. HTML удобен для совместного использования на различных платформах, зато традиционные двоичные форматы предоставляют пользователю все преимущества, свойственные документам Office, включая богатую и хорошо знакомую среду редактирования. Пользователь должен сам решить, какой формат лучше отвечает его потребностям. Средства OSE делают публикацию документов на веб-серверах и их совместное использование столь же простым, как при работе с файловым сервером, так что пользователь в каждом конкретном случае может выбрать наиболее подходящий формат.

Еще одна важная проблема использования веб-серверов (как, впрочем, и любых других серверов) связана с безопасностью. Переход на HTML вовсе не устраняет необходимость контролировать доступ к сетевым ресурсам и правильно управлять ими. Office 2000 и OSE не предлагают новой модели безопасности, а используют функции безопасности сервера (например, систему прав доступа Windows NT Server). Для задания параметров безопасности HTML-файлов применяются те же методы, что и для двоичных файлов Office, независимо от того, размещаются ли они на файловом сервере или на веб-сервере. Например, администратор может предоставить права на чтение и запись файлов в папке финансового отдела лишь определенным его сотрудникам, тогда как все остальные работники смогут только просматривать их содержимое. Правда, по одному показателю безопасности HTML-файлы существенно отличаются от двоичных файлов Office: их нельзя защитить паролем.

Когда на веб-сервере установлены серверные расширения Office, пользователи могут включать комментарии как в традиционные документы Office 2000, так и в HTML-файлы. Эти средства доступны не только из приложения Office, но и из обозревателя (с помощью специальной панели инструментов OSE). Существует два способа обсуждения. Комментарии одного типа связываются с определенным фрагментом документа, а комментарии другого представляют собой общие замечания по документу в целом и помещаются в специальную область обсуждения в нижней части страницы (см. рис. 4 и 5). Панель инструментов “Discussions” позволяет вводить новые комментарии, просматривать, редактировать и отвечать на комментарии других пользователей, подписываться на конкретные документы, а также выводить на экран область обсуждения или скрывать ее.

Комментарии в Word 2000 размещаются в конце абзаца, в PowerPoint 2000 – привязываются к активному слайду, а в Excel 2000 – к текущей таблице. С помощью обозревателя веб-обсуждения можно вставлять как в документы Office, так и в HTML-файлы.

Подписка на документы и получение уведомлений

Сотрудничество в информационных сетях значительно упрощают две функции Office 2000 – веб-подписка (Web Subscription) и веб-уведомление (Web Notification). Они позволяют “подписаться” на конкретные документы, хранящиеся на веб-узле, и автоматически получать по электронной почте “уведомления” при любом изменении их состояния. По выбору пользователя уведомления направляются в случае изменения, создания или удаления документов. Кроме того, уведомления могут посылаться немедленно, один раз в день или даже один раз в неделю, что помогает избежать чрезмерного объема почты при частом изменении документов. Помимо уведомлений по электронной почте, пользователь может включить документ в канал Internet Explorer и получать информацию о его обновлении с помощью обозревателя.

Управление файлами в информационных сетях

Office 2000 позволяет непосредственно из Проводника Windows управлять файлами, находящимися на HTTP-сервере. Пользователь может создавать папки, просматривать свойства объектов и перетаскивать файлы из одной папки в другую. В окне Проводника веб-папки отображаются как папки верхнего уровня, и пользователи в состоянии перетаскивать файлы на веб-сервере точно так же, как на обычном файловом сервере. При работе с обозревателем серверные расширения OSE обеспечивают мгновенный просмотр каталогов Интернета, файлов и HTML-представлений веб-папок.

Поддержка HTML-графики

Графические изображения представляют собой особую проблему для создателей HTML-страниц, и тому есть целый ряд причин. Прежде всего, графика не сохраняется в HTML-файлах, а связывается с ними при помощи HTML-тегов. Обработку изображений поддерживают лишь немногие редакторы HTML, но даже в них для этого применяются отдельные приложения. Кроме того, язык HTML поддерживает только растровые форматы GIF и JPEG, тогда как большинство графических программ предлагает собственные векторные форматы с хорошо развитыми функциями обработки фигур и объектов в файлах. Как правило, это заставляет пользователей сохранять графические файлы в двух форматах, один из которых используется для редактирования изображения, а второй – для его представления на HTML-странице.

При сохранении документа с графическими изображениями Office автоматически выбирает для каждого рисунка наиболее подходящий формат файла. Например, фотографии сохраняются в файлах JPEG, а штриховые рисунки – в файлах GIF. Одновременно Office подбирает и наиболее удачную цветовую палитру, причем все эти параметры можно задать вручную, отредактировав свойства объекта.

Преобразуя документ Office в формат HTML, Office 2000 сохраняет графические изображения как во внутреннем формате, так и в формате обозревателя, что впоследствии значительно облегчает редактирование нерастровой графики с помощью соответствующих программ. Office также включает в документ специальные данные для форматирования графики, например, информацию о цвете линий и заливки. Это помогает добиться согласованного вида графических объектов, поскольку пользователь может выбрать один из нескольких готовых вариантов цвета и форматирования. Графические объекты, расположенные рядом в двумерной среде редактирования, для лучшего отображения в формате HTML автоматически группируются. Кроме того, в комплект Office 2000 входит обновленная версия приложения Photo Editor, которая обеспечивает легкую обработки сканированных и других растровых изображений.

В последнее время Office находит все более широкое применение в качестве основного клиентского средства корпоративных систем подготовки отчетов. Корпоративная информация может храниться в Microsoft SQL Server или других базах данных масштаба предприятия, управляемых отделом информационных систем. В то же время Microsoft Excel и Microsoft Access дают пользователям возможность получать, анализировать и составлять отчеты на основе этих данных без дорогостоящего привлечения информационных служб. Таким образом, средства анализа информации оказываются в руках лиц, принимающих деловые решения. Кроме того, корпорации все чаще распространяют информацию по интрасетям, и Office 2000 предлагает разработчикам баз данных и пользователям инструменты, обеспечивающие полный доступ к важным данным с помощью единого средства – обозревателя.

Динамические представления PivotTable и PivotChart

Динамические представления PivotTable – это популярная функция Microsoft Excel, открывающая богатые возможности обработки данных. В версии Excel 2000 они были усовершенствованы сразу по нескольким направлениям. Прежде всего, создавать и использовать представления PivotTable теперь стало гораздо легче. В прежних версиях Excel для внесения в них любой модификации пользователю приходилось иметь дело с диалоговым окном, а сейчас поля можно добавлять и удалять прямо из электронной таблицы. Четко обозначенные “зоны сброса” помогают пользователю правильно разместить поле при перетаскивании, а древовидное иерархическое представление позволяет раскрывать и сворачивать определенные группы данных. Другим значительным усовершенствованием стали отчеты с полосами (banded reports), которые дают возможность сосредоточиться на деталях данных PivotTable и при этом иметь перед собой сводную картину, отображаемую в конце отчета.

Данные PivotTable теперь можно применять для построения сводных диаграмм. Новые динамические представления PivotChart связываются с таблицей PivotTable и автоматически обновляются при перемещении или изменении ее полей.

Страницы доступа к данным

Учитывая все более широкое использование глобальной информационной сети, разработчики Microsoft Access полностью переработали концепцию форм и отчетов и создали средство просмотра данных и подготовки отчетов, оптимизированное для работы в Интернете. Страницы доступа к данным (Data Access Pages) похожи по своему назначению на классические функции “Формы” и “Отчеты”, однако они специально спроектированы для просмотра, редактирования и построения отчетов по данным в рамках обозревателя. Пользователи легко могут создавать страницы точно так же, как в конструкторах форм и отчетов, но одновременно получают в свое распоряжение веб-функции и возможности технологии “перетащи и оставь”. Страницы доступа к данным по существу представляют собой HTML-страницы, в которые встроены динамические ссылки на данные. Другими словами, данные “привязываются” к странице.

В отличие от традиционных форм и отчетов, страницы доступа к данным сохраняются в отдельном HTML-файле, а не в файле базы данных Microsoft Access (*.mdb), так что пользователь легко может пересылать их по электронной почте или публиковать на веб-серверах в виде статических HTML-страниц. Кроме того, в такие страницы можно включать другие компоненты Office, в частности, компоненты электронных таблиц Spreadsheet и диаграмм Chart. Существующие формы легко обновить, преобразовав их в страницы доступа к данным.

При создании и работе со страницами доступа к данным можно опереться на новые инструментальные средства Microsoft Access, поддерживающие веб-функции. В их число входят панель инструментов “DataPage”, список полей Field List и ряд мастеров. Некоторые из них описаны ниже, а подробную информацию о каждом из этих инструментов можно найти в путеводителе по новым возможностям Microsoft Access 2000.

Список полей Field List

Список полей позволяет легко добавлять информацию из приложений Microsoft Access и SQL Server в страницу доступа к данным, перетаскивая имена полей из простого списка. Каждое поле поддерживает прямую динамическую ссылку, которая связывает страницу доступа и реальные данные. Список полей автоматически выводится на экран при создании новой связанной формы или отчета, даже если по умолчанию он выключен.

Улучшенные веб-запросы

Веб-запросы, впервые появившиеся в версии Excel 97, помогали пользователям получать данные из Интернета и включать их в Excel для просмотра и анализа. Тем не менее работа с такими запросами требовала подготовки описания запроса, состоящего из нескольких строк программного кода. Новое диалоговое окно “Web Query” в Excel 2000 значительно расширяет их возможности, избавляя от необходимости программировать запросы вручную. Это окно проводит пользователя по всем этапам составления запроса, помогая ему выбрать веб-страницу, нужное содержание и формат, в котором полученные данные должны быть переданы в Excel. Такой подход значительно упрощает создание веб-запросов и открывает доступ к ним для всех пользователей, а не только для тех, кто умеет самостоятельно составлять файлы запросов.

Пользователи Office, публикующие в Интернете электронные таблицы и базы данных, сталкиваются с особыми проблемами и возможностями. В отличие от документов текстового процессора, при совместной работе с базой данных или электронной таблицей выигрыш во многом объясняется тем, что каждый пользователь в состоянии взаимодействовать с документом и адаптировать его к своим потребностям. Например, если вы создали электронную таблицу для анализа прибыльности того или иного продукта в зависимости от величины затрат, то при совместной работе с ней важно дать другим пользователям возможность вводить собственные данные и вычислять для них результаты. Точно так же при работе со сводными таблицами Excel или формами, отчетами и запросами Access пользователям обязательно потребуются средства сортировки и фильтрации данных, изменения характеристик PivotTable и ввода новых значений. Опубликовать электронную таблицу или базу данных на веб-сервере – это всего лишь половина дела. Нужно еще обеспечить взаимодействие с нею других пользователей, чтобы они могли получать собственные результаты, а не ограничивались просмотром данных автора.

Новые веб-компоненты Office Web Components представляют собой набор управляющих элементов СОМ для публикации электронных таблиц, диаграмм и баз данных на веб-узлах. Они в полной мере используют богатые интерактивные возможности обозревателя Microsoft Internet Explorer 4.01 и более поздних версий. Просматривая с помощью Internet Explorer страницу, содержащую веб-компоненты Office, пользователь может активно работать с ней прямо в обозревателе: сортировать и фильтровать данные, вводить новые значения и производить расчеты на их основе, раскрывать и сворачивать подробную информацию, изменять параметры сводной таблицы, а также выполнять многие другие операции. Интерактивность страниц достигается благодаря управляющим элементам СОМ. Все веб-компоненты Office полностью поддерживают программный доступ, так что разработчики решений для Office могут создавать мощные интерактивные программы для работы в Интернете.

Office 2000 включает три новых веб-компонента – компонент электронных таблиц Spreadsheet, компонент диаграмм Chart и компонент сводных таблиц PivotTable. Все они открывают доступ к данным непосредственно из обозревателя. Компонент Spreadsheet выполняет базовые функции электронных таблиц – ввод текстовых и цифровых данных, создание формул, проведение вычислений, сортировку и фильтрацию данных, а также простое форматирование. Он поддерживает задание фиксированных областей листа для отображения заголовков строк и столбцов, редактирование данных непосредственно в ячейках, а также изменение высоты строк и ширины столбцов. Компонент Chart обеспечивает интерактивный просмотр диаграмм и их автоматическое обновление при изменении исходных данных. Компонент PivotTable, очень похожий на представления PivotTable в электронных таблицах Excel, позволяет осуществлять с помощью обозревателя динамический просмотр и анализ информации из баз данных. Компонент PivotTable создается в Microsoft Access или Microsoft Excel и включается в страницу доступа к данным. С его помощью пользователи могут просматривать данные отчетов, выполнять для них динамическую сортировку и фильтрацию, группировать данные по строкам или столбцам, получать суммарные значения и изучать отдельные их составляющие. Все это позволяет эффективно обрабатывать как небольшие объемы данных, так и крупные массивы информации. Начальный формат представления данных определяется страницей доступа, однако при необходимости его легко изменить – достаточно вызвать список полей, выбрать в нем нужное поле с динамическими связями и перетащить его на эту страницу.

Для интерактивного просмотра веб-страниц с помощью Office Web Components необходима лицензия на Office 2000. Веб-компоненты предназначены для пользователей Office и являются одной из важнейших составляющих комплекта. С их помощью можно не только публиковать данные на интерактивных веб-страницах, но и возвращать их обратно в приложения Office для последующего анализа и контроля, что намного расширяет возможности пользователя.

Веб-компоненты Office доступны лишь на системах, где установлен комплект Office 2000, поскольку они используют общий базовый код Office и являются лишь отдельным звеном процесса создания, просмотра и редактирования документа. Крупные организации, которые приобрели оптовую лицензию на комплект Office 2000, легко смогут распространить эти компоненты по настольным системам, где Office 2000 пока не установлен, хотя лицензия на него уже имеется.

Надежный доступ к важной деловой информации имеет огромное значение для компаний, поэтому специалисты по информационным технологиям стремятся дать пользователям более простые и быстрые средства ее получения. Учитывая это, корпорация Microsoft ввела в Office 2000 существенные усовершенствования, чтобы расширить возможности использования комплекта в качестве клиентского средства доступа к корпоративным данным независимо от места их хранения.

Совместимость с Microsoft SQL Server

Microsoft Access 2000 поддерживает стандарт доступа к данным OLE DB, что позволяет подключаться к серверу SQL Server непосредственно, а не через используемый по умолчанию механизм баз данных Jet. Теперь опытные пользователи и разработчики могут создавать решения, соединяющие легкость использования клиентского интерфейса Microsoft Access с масштабируемостью и надежностью SQL Server. Передача функций обработки информации в SQL Server делает такие приложения по-настоящему клиент-серверными. Интерфейс Microsoft Access также понравится разработчикам, поскольку он позволяет конечному пользователю вводить данные так же просто, как в любом другом приложении Office.

При создании новой базы данных Microsoft Access 2000 позволяет выбрать один из двух способов хранения информации – традиционный механизм баз данных или Microsoft Access Project. По умолчанию применяется старый способ, поэтому начинающие пользователи по-прежнему смогут просто выбирать пункт “New Database” в меню “File”. В то же время опытные пользователи и разработчики смогут взять на вооружение новый способ, дающий им большие преимущества.

Механизм Microsoft Access Project (файлы с расширением .adp) использует Microsoft Access в качестве интерфейсного клиента и допускает применение нескольких альтернативных способов хранения данных на сервере. При создании .adp-файлов система предлагает три варианта серверных механизмов: интегрированное хранилище Office, SQL Server 6.5 или SQL Server 7.0. Таким образом, опытные пользователи и разработчики могут создавать клиент-серверные приложения, в которых функции клиентского интерфейса выполняет Microsoft Access, а для хранения данных на сервере используется механизм SQL. Microsoft Access Project не включает никаких таблиц и запросов. Вместо этого он связывается непосредственно с сервером SQL Server, где находятся таблицы, хранимые процедуры, представления и диаграммы баз данных (множественные окна отношений).

Новый механизм снижает затраты, необходимые для создания клиент-серверных приложений. Кроме того, опытные пользователи и разработчики Microsoft Access смогут повысить свою квалификацию, освоив как Microsoft Access, так и SQL Server.

Мастера клиент-серверных функций Microsoft Access 2000

Microsoft Access славится удобными в работе мастерами, и теперь эти возможности доступны также при работе с клиент-серверными системами. Microsoft Access 2000 включает средства конструирования и модификации таблиц, схем, представлений и хранимых процедур в базах данных SQL Server. Разнообразные мастера сильно помогают опытным пользователям и разработчикам создавать клиент-серверные базы данных.

Пользователи Microsoft Access будут рады, что при использовании Access в качестве интерфейса к SQL Server можно применять такие популярные мастера, как мастер отчетов Report Wizard, мастер форм Form Wizard, мастер управляющих элементов Control Wizard и мастер кнопок Button Wizard. Все они были обновлены и теперь поддерживают клиент-серверную архитектуру.

Большие хранилища данных

Office 2000 поддерживает Microsoft SQL Server OLAP Services – новую службу оперативной аналитической обработки данных (OLAP) SQL Server 7.0, которая позволяет проводить сложный анализ больших объемов данных с исключительно высокой производительностью. Тесное взаимодействие Office с опирающимися на SQL Server рынками и складами данных открывает доступ к корпоративной информации для гораздо более широкой аудитории. SQL Server OLAP Services представляет многомерные данные, образующие так называемые кубы, а Office 2000 может обращаться к этим источникам данных через интерфейс OLE DB for OLAP. Например, динамические представления PivotTable в Excel позволяют с помощью SQL Server OLAP строить постоянные локальные кубы из данных SQL Server. Тем самым открывается новый путь высокопроизводительного анализа больших объемов данных прямо из хорошо знакомого пользователям интерфейса Excel. Рассмотренные выше веб-компоненты Office также допускают использование SQL Server OLAP Services, обеспечивая просмотр больших баз данных и построение диаграмм в рамках Excel.

(Примечание: подробную информацию о программировании, а также о комплекте для разработчиков Office 2000 Developer Edition вы найдете в документе “Office 2000 Developer Edition Reviewers Guide”, который можно заказать в корпорации Microsoft.)

Разработчики уже давно используют Office в качестве платформы для построения собственных решений, а при создании Office 2000 основные усилия в этой области были сосредоточены на двух задачах – совершенствовании модели программирования и реализации платформы для разработки веб-приложений. Модель программирования Office 2000 делает комплект еще более удачной средой разработки, чем прежде. Широкая доступность языка VBA в Microsoft Office и приложениях независимых разработчиков позволяет создавать новые решения с использованием кода на Visual Basic, компонентов Microsoft Office COM и других дополнений. Теперь программисты работают в единой среде и могут опереться на все возможности Word, Excel, PowerPoint и Microsoft Access.

Антивирусный API

В последнее время все чаще встречаются вирусы, связанные с макрокомандами, поэтому очень важно дать пользователям уверенность в безопасности их документов, а также избавить системных администраторов от лишних забот и высвободить их время. Сначала Microsoft встроила средства проверки на вирусы в приложения Office, однако клиенты попросили нас сделать эти функции открытыми, чтобы независимые разработчики могли создавать интегрированные антивирусные решения. В ответ на эти пожелания в Office 2000 был включен программный интерфейс (API) проверки на вирусы, который позволяет разработчикам обращаться к функциям открытия файлов Office, чтобы перед загрузкой документа выполнить его сканирование. В результате пользователи получают возможность применять любые антивирусные пакеты в дополнение к предусмотренным в Office общим средствам предупреждения о вирусах.

Цифровая подпись для макрокоманд

Office 2000 позволяет разработчикам снабжать свои макрокоманды цифровой подписью, гарантируя отсутствие в них вирусов. Новый комплект распознает такую подпись и выводит предупреждение о макровирусе только в случае, если макрокоманда была модифицирована. Кроме того, пользователь может настроить систему так, что она будет доверять определенным авторам и открывать документы с их электронной подписью без предупреждения об опасности вирусного заражения. Эта новая функция позволяет разработчикам более свободно распространять свои продукты, так как пользователи могут не опасаться их заражения вирусами.

Visual Basic for Applications 6.0

Office 2000 включает язык Visual Basic for Applications (VBA) версии 6.0, которая предоставляет пользователю все возможности полной версии языка программирования Visual Basic. Кроме того, вместе с VBA 6.0 в комплекте появились новые функции, в том числе немодальные пользовательские формы и поддержка дополнительных управляющих элементов ActiveX®. Именно эти характеристики лидировали среди пожеланий разработчиков решений для Office и независимых производителей программных продуктов.

Улучшенная модель событий уровня приложения

Office 2000 обеспечивает доступ к новым событиям, и в сочетании с COM-дополнениями это открывает перед разработчиком практически беспредельные возможности программного управления. Новые события появились в каждом из приложений пакета. Более подробную информацию вы найдете в обзорном руководстве “Office 2000 Developer Edition Reviewers Guide”.

Создание сценариев HTML

Рассмотренная ранее мощная поддержка HTML в Office 2000 удачно дополняется возможностями создания сценариев HTML и клиентских решений на базе этого языка. При разработке сценариев HTML в Office используются средства редактирования сценариев из системы разработки приложений Visual Studio™. Пакет полностью поддерживает отладку сценариев с помощью обозревателя, а также точки привязки сценария (anchors) в документах Office. В частности, теперь можно осуществлять программное управление в документах с помощью модели Scripting Object Model. Это позволяет разработчикам создавать приложения для Office, предназначенные для работы в обозревателе в условиях Интернета или интрасети.

Вариант комплекта для разработчиков Office 2000 Developer Edition

Сегодня свыше 1,5 миллионов разработчиков создают свои приложения с помощью средств Microsoft Office и языка VBA. Специально для них Microsoft выпустила версию Office, включающую основные инструменты создания и развертывания мощных решений для настольных систем и Интернета. Вариант Office для разработчиков содержит все компоненты стандартного комплекта, а также ресурсы, помогающие использовать их более эффективно, в том числе развитые средства повышения производительности как для отдельных программистов, так и для групп разработчиков. Кроме того, разработчикам понравятся улучшенные утилиты и компоненты, обеспечивающие одновременный доступ к нескольким источникам данных и интеграцию программ с информационными сетями (вариант комплекта для разработчиков подробно описан в руководстве “Office 2000 Developer Edition Reviewers Guide”).

В ходе разработки Office 2000 особое внимание уделялось снижению длительности и сложности развертывания комплекта за счет упрощения процедуры установки, однако все возможности настройки и управления Office для индивидуальной и групповой работы при этом не пострадали. Применительно к установке и развертыванию основные усилия были направлены на создание более интеллектуальной программы установки, которая бы сделала этот процесс предельно простым для конечных пользователей и обеспечила эффективное развертывание комплекта в масштабах большого предприятия. Корпорация Microsoft в течение какого-то времени работала над новым поколением технологий установки программного обеспечения, стремясь добиться их гибкости, простоты и управляемости. В результате появилась программа установки Microsoft Windows Installer, которая вошла в состав Office 2000 и будет включена в следующую версию операционной системы Microsoft Windows NT®.

Мастер индивидуальной установки Office

Установка комплекта Office 97 производилась с помощью мастера Network Installation Wizard, который позволял определить некоторые индивидуальные параметры. Мастер индивидуальной установки (Custom Installation Wizard) Microsoft Office 2000 существенно расширяет эти возможности и обеспечивает гораздо более точное задание параметров установки – вплоть до уровня отдельных функций, меню и панелей инструментов. Новый мастер проводит администратора по всем этапам создания профилей для любых категорий пользователей с учетом их индивидуальных потребностей. Например, в профиль финансового отдела можно включить Excel с представлениями PivotTable и Microsoft Access, но не PowerPoint, тогда как профиль отдела маркетинга будет содержать все приложения, кроме Microsoft Access. С помощью нового мастера сетевые администраторы смогут настроить элементы реестра, ярлыки и файлы. Кроме того, редактор системной политики (System Policy Editor) позволяет отключить отдельные элементы пользовательского интерфейса, например, кнопки на панелях инструментов и горячие клавиши, если администратор не хочет предоставлять доступ к ним пользователю.

Поддержка Microsoft Windows Installer

Office 2000 опирается на новую технологию установки Microsoft Windows® Installer, которая позволяет администраторам информационных технологий определять место размещения каждого компонента или файла Office. Пакет можно установить на клиенте или на сервере, а также использовать гибридную схему. Администратор в состоянии создать самые разнообразные профили, от размещения компонентов на настольной системе или сервере до установки компонентов с сервера на настольную систему по запросу (Install on Demand).

Самовосстанавливающиеся приложения

Технология Microsoft Windows Installer применяется в Office 2000 еще с одной целью – для автоматического восстановления приложений. При запуске приложения система проверяет, все ли необходимые файлы доступны. Если какой-то файл отсутствует, то она определяет, где его можно найти, а затем без участия или с минимальным участием пользователя производит повторную установку отсутствующих файлов. Кроме того, Office 2000 автоматически проверяет все записи системного реестра, относящиеся к отсутствующим и поврежденным файлам, и при необходимости корректирует их. В результате пользователь может очень быстро приступить к работе, зачастую даже не подозревая о возникавших проблемах.

В некоторых случаях Office запускается нормально, а проблема проявляется уже в ходе работы (например, файл шрифта оказывается испорченным или отсутствует необходимый шаблон). Такая ситуация наиболее сложна, так что на поиск и устранение подобных неполадок иногда уходят многие часы. К счастью, Office 2000 приходит на помощь и здесь. Когда пользователь выбирает в меню “Help” пункт “Detect and Repair” (Найти и устранить), система сканирует все вспомогательные файлы Office и сравнивает их текущее состояние с исходным состоянием после установки, а затем автоматически устраняет обнаруженные проблемы, если только это возможно.

Неизменность двоичных форматов файлов

Приложения Office 2000 используют тот же самый двоичный формат файлов, что и приложения Office 97 (за исключением Microsoft Access, где теперь применяется кодировка Unicode). Это устраняет проблему совместимости при одновременном использовании двух версий комплекта в рамках одной организации. Администраторам информационных технологий не нужно заниматься преобразованием файлов из одного формата в другой, а индивидуальные пользователи могут спокойно обмениваться файлами с коллегами, которые пока не перешли на Office 2000.

Настраиваемые предупреждения

Развернуть Office 2000 в группах пользователей с различной конфигурацией систем стало легче, чем когда-либо ранее. Многие корпоративные службы поддержки публикуют в интрасети компании информацию о работе с Office и ответы на вопросы пользователей. Office 2000 позволяет включать в диалоговые окна предупреждений специальные кнопки, связанные с соответствующими указателями ресурсов (URL), так что служба поддержки может направить пользователя непосредственно к странице с конкретной информацией по данному предупреждению. Например, пусть в интрасети развернут веб-узел, содержащий самые свежие данные о проблемах работы с принтерами в компании. Теперь администратор может добавить в стандартное окно предупреждения о неполадках печати кнопку с адресом этого узла. Таким образом, при работе с Office пользователь получает опережающую поддержку, которая опирается на всю доступную информацию.

Перемещаемые профили пользователей

Администраторам информационных технологий необходимы более совершенные средства управления приложениями, включая инструменты для распределения пользовательских приложений и контроля за ними. Office 2000 поддерживает технологию Zero Administration for Windows (Нулевое администрирование для Windows), которая в сочетании с сервером Windows NT Server 5.0 значительно облегчает централизованное управление. Входящие в комплект утилиты дают администратору возможность не только управлять приложениями и общими компонентами, но также устанавливать, обновлять, восстанавливать и удалять их. Перемещение пользователей обычно связано с одним из трех базовых сценариев: один пользователь переходит с компьютера на компьютер, несколько пользователей работают на одном компьютере или пользователь вместе со своим компьютером (как правило, это мобильный или блокнотный ПК) переезжает с места на место. Во всех этих случаях Office 2000 обеспечивает гораздо большее удобство для пользователей.

Чтобы сделать возможным централизованное слежение за пользователями и управление ими, Office 2000 совместно с Microsoft Windows NT Server 5.0 позволяет администраторам однозначно идентифицировать каждого пользователя и сохранять все индивидуальные параметры настройки в едином безопасном месте на сервере. Например, предположим, что пользователь изменил структуру панели инструментов, создал с помощью Word 2000 документ и сохранил его в папке “My Documents”. Если в следующий раз он войдет в систему на другом компьютере, то все равно увидит на экране обновленную панель инструментов и получит доступ к материалам из той же папки “My Documents”. А теперь представим себе другую ситуацию. Пользователь долго настраивал свой рабочий компьютер, но тут его направляют в длительную командировку в зарубежный офис. Прибыв туда, он получает новый компьютер и при первом входе в сеть компании автоматически подключается к ближайшему сетевому серверу. При этом на его компьютере восстанавливаются и прежний профиль, и созданная им рабочая среда, так что пользователь может работать так, как будто он не покидал своего “родного” офиса.

Мастер профилей Microsoft Office

Мастер профилей (Profile Wizard) Microsoft Office представляет собой утилиту для чтения и записи пользовательских параметров и предпочтений Office 2000, хранящихся в едином файле настройки профилей Office (*.ops). Каждый такой файл можно представить себе как “чемодан”, содержащий данные о предпочтениях конкретного пользователя. Когда пользователь получает новый компьютер или хочет изменить конфигурацию старого, ему достаточно “упаковать” свою рабочую среду с помощью мастера профилей, а затем легко и быстро “распаковать” ее на новом компьютере. Этот мастер также придет на помощь, если на компьютере вышел из строя жесткий диск и пользователь хочет быстро приступить к работе, а не заново настраивать каждый параметр Office в отдельности. В масштабах же предприятия мастер профилей предназначен главным образом для настройки приложений Office во взаимодействии с мастером индивидуальной установки.

Диспетчер шаблонов

Диспетчер шаблонов (Template Manager) дает пользователю возможность выбрать любой шаблон независимо от места его хранения и работать с ним точно так же, как с шаблонами из личной папки. Это особенно удобно для компаний, где используются стандартные корпоративные шаблоны, которые периодически корректируются. Теперь все сотрудники, нуждающиеся в определенном шаблоне, могут обращаться к центральному серверу. При любом изменении шаблона администратору достаточно обновить только одну копию на сервере, и все сотрудники сразу же получат доступ к новому файлу. Таким образом, администратору очень легко управлять стандартными шаблонами, а пользователям – работать с ними.

По мере распространения Office по всему миру резко возрастает потребность в более простых способах обмена документами на разных языках. Многонациональные компании хотели бы легко разворачивать Office на нескольких языках и работать с единой версией программы, которая подошла бы любому пользователю независимо от его родного языка. В ответ на эти потребности Office 2000 предлагает целый ряд совершенно новых революционных функций, включая возможности, специально предназначенные для дальневосточного рынка.

Единый исполняемый файл

Перейдя на Office 2000, многонациональные компании и пользователи смогут избавиться от целого ряда проблем и намного упростить совместное использование файлов. Новый комплект основан на едином базовом коде, т.е. для каждого приложения существует один исполняемый файл, который можно установить в любой стране мира. Теперь пользователи могут вводить, просматривать и редактировать текст на всех поддерживаемых комплектом языках, включая европейские, японский, китайский, корейский, иврит и арабский. В состав Office 2000 на любой системе входит единый комплект файлов, что значительно упрощает развертывание и управление пакетом. Это означает, что все функции для всех поддерживаемых языков доступны во всех версиях Office 2000. Для подключения функций локализации и функций операционной системы достаточно установить параметры в отдельной библиотеке динамической компоновки (DLL) с ресурсами. (Исключение составляют лишь тайский и вьетнамский языки, а также хинди, для которых требуется смена исполняемого файла.)

Глобальный интерфейс и многоязычное редактирование

Office 2000 позволяет легко изменять язык пользовательского интерфейса. Поскольку все функции для всех языков встроены в единый исполняемый файл, такое переключение никак не сказывается на работе приложений. Кроме того, пользователи теперь могут составлять документы на любом языке независимо от того, какой язык применяется в интерфейсе. Другими словами, если корпорация решит развернуть по всему миру стандартный английский вариант Office 2000, то пользователи легко смогут сменить язык интерфейса и справочной системы, не создавая лишних проблем руководству. Даже там, где нет отдела информационных технологий и некому помочь в установке Office, любой локальный пользователь сможет сам выбрать язык интерфейса, средств проверки правописания и справочной системы.

Поддержка кодировки Unicode

Поддержка кодировки Unicode в приложениях Office 2000 значительно усовершенствована, так что пользователи получили возможность вводить и просматривать текст на любом из поддерживаемых языков в рамках одной версии комплекта. Кроме того, Unicode позволяет вводить дополнительные символы азиатских языков, которые были недоступны из-за ограниченности кодовых страниц в старой системе.

В отличие от предыдущих версий, Microsoft Access 2000 и механизм баз данных Jet также обеспечивают полную поддержку Unicode. Например, теперь пользователь может читать, записывать и сохранять данные с различными кодовыми страницами в одном поле, таблице или базе данных. (Естественно, для этого потребуется выбрать шрифт, содержащий все необходимые символы.) Кроме того, Microsoft Access 2000 допускает одновременное использование двух шрифтов.

Интеграция редактора способов ввода Input Method Editor

Приложения Office 2000 поддерживают новую версию редактора способов ввода (IME – Input Method Editor), которая называется MS-IME 98a. В разных приложениях Office 2000 доступны различные функции редактора, включая обратное преобразование (reconversion), передачу контекста (context feeding), согласование раскладки клавиатуры (keymap negotiation) и смещение режима (mode bias), а также единообразный интерфейс IME и диспетчер способов ввода Unicode Input Method Manager. (Обратите внимание, что разные приложения Office 2000 обеспечивают разный уровень поддержки IME, но Word 2000 способен работать со всеми расширенными функциями).

Особенности для Дальнего Востока

Помимо рассмотренных выше общих усовершенствований, каждое из приложений Office 2000 содержит ряд особенностей, специально предназначенных для пользователей Дальнего Востока. Познакомиться с ними можно в путеводителях по новым возможностям конкретных приложений.

Office 2000 не только стремится удовлетворить деловые потребности корпоративных клиентов, улучшая управление пакетом и выводя средства повышения производительности в Интернет, – он также значительно повышает личную производительность пользователей и учитывает индивидуальные привычки и предпочтения каждого из них. Исследования показали, что сложность интерфейсов приложений часто ошеломляет пользователей. Microsoft не стала в целях упрощения избавляться от части функций, а избрала другой путь – дальнейшее развитие интерфейса и повышение интеллектуальности приложений, помогающее пользователям во всем мире. Включенная в Office 2000 усовершенствованная технология IntelliSense распознает смысл и контекст действий пользователя, а затем автоматически выдает желаемый результат.

Открытие и сохранение файлов

Значительные улучшения в Office 2000 претерпели два диалоговых окна, применяемых особенно часто. Теперь в окнах “File Open” и “File Save” отображается большее число файлов, они не столь перегружены и обеспечивают быстрый выбор документов, к которым пользователь обращается чаще всего. Кроме того, в окне появилась панель команд с такими стандартными функциями управления файлами, как копирование, перемещение и удаление. Панель адресов “Places”, очень напоминающая панель Outlook с ее богатейшим выбором значков, позволяет перейти к наиболее часто используемым папкам с документами и тем самым избавляет пользователя от постоянных блужданий по иерархической структуре каталогов. Один из этих значков указывает на папку Recent Files, где может храниться до двадцати ярлыков документов, использовавшихся в последнее время. Значок “Web Folders” указывает на веб-серверы и упрощает размещение файлов в интрасетях и Интернете. Кроме того, новые диалоговые окна позаимствовали из обозревателей метод навигации, знакомый миллионам пользователей. Кнопка “Back” позволяет быстро вернуться к недавно просмотренным папкам независимо от их положения в структуре каталогов.

Функция “Собрать и вставить”

Сбор информации из нескольких источников всегда был весьма распространенной задачей, но сегодня, при нынешнем обилии данных в Интернете, пользователям требуется более глубокая интеграция с различными источниками информации, а также возможность одновременного управления несколькими группами данных. Включенная в Office 2000 функция “Собрать и вставить” (Collect and Paste) развивает доступную в предыдущих версиях функцию “Скопировать и вставить”, облегчая работу с несколькими блоками данных. При использовании стандартного буфера обмена Windows нужно было скопировать информацию, переключить окно, вставить фрагмент, снова переключить окно, скопировать новые данные, перейти в другое окно, вставить их, и так далее. Буфер обмена Microsoft Office Clipboard позволяет легко скопировать до двенадцати отдельных фрагментов текста или изображений из одного или нескольких документов, сообщений электронной почты, веб-страниц, презентаций или других файлов. Затем эти фрагменты можно вставить в любое приложение Office либо по отдельности, либо все сразу (с помощью удобной команды “Paste All”).

Настраиваемые меню

Настраиваемые меню представляют собой новое решение старой проблемы – как сфокусировать внимание пользователя именно на тех функциях, которые ему нужны в данный момент. Сразу после запуска Office меню приложений содержат команды, используемые на протяжении 95% общего времени работы, а редко вызываемые команды их не загромождают. Расположенная в нижней части каждого меню кнопка расширения выводит на экран полный набор вариантов, так что пользователь легко может получить доступ ко всем командам. Кроме того, меню автоматически расширяется в соответствии с правилами технологии IntelliSense (например, по истечении определенного промежутка времени, при задержке указателя мыши и т.д.). Когда пользователь выбирает какую-то команду, она “получает повышение” и отображается ближе к началу меню. Неиспользуемые команды в настраиваемых меню не отображаются. После некоторого периода работы с программой меню будут содержать наиболее часто используемые команды, а неиспользуемые или редко используемые пункты окажутся скрытыми. Если пользователь захочет познакомиться с новой функцией, он сможет быстро расширить меню и найти ее. В остальное время он видит только те команды, которыми реально пользуется, а это значительно упрощает интерфейс. По желанию конечных пользователей и администраторов информационных технологий эта функция может быть легко настроена или отключена.

Настраиваемые панели инструментов

Настраиваемые панели инструментов работают во многом так же, как настраиваемые меню. В комплекте Office 2000 такие панели выводятся с наложением, в одну строку. Пользователь может получить доступ ко всем командам, щелкнув мышью на треугольном символе (“шевроне”), который имеется на каждой панели. Выбранные значки перемещаются в видимую часть панели, а те, которые давно не применялись, удаляются за разделитель и становятся невидимыми. Чтобы вывести на экран больше значков, можно передвинуть бегунок. С течением времени конфигурация панелей инструментов подстраивается под потребности пользователя. В результате удается избежать загромождения экрана и при этом облегчить доступ к наиболее часто применяемым функциям.

Быстрая настройка панелей инструментов

Настройка панелей инструментов Office 2000 производится легче, чем когда-либо прежде. Достаточно щелкнуть на кнопке “Toolbar Options”, имеющейся на всех панелях, и на экране появится список всех доступных для данной панели кнопок. В нем можно пометить флажком кнопки, которые должны быть видны на экране, и убрать флажок с ненужных.

Быстрое переключение между файлами

Быстрое переключение между файлами (как в интерфейсе с одним документом Single Document Interface) обеспечивает немедленный доступ к любому конкретному документу Office, а не к самому приложению. Если в каком-то приложении Office открыто несколько документов, то для каждого из них на панели задач Windows появляется отдельная кнопка. Это сделано в ответ на многочисленные пожелания упростить переключение между документами, особенно при проведении операций вырезания и вставки или перетаскивания объектов. Обратите внимание на пример, приведенный внизу: к любой презентации легко можно перейти с помощью панели задач, а не только через меню “Window” в приложении PowerPoint. Для быстрого переключения между файлами необходим пользовательский интерфейс с веб-функциями, который доступен в Windows 98, Windows NT Workstation 5.0, а также Windows 95 с Microsoft Internet Explorer 4.0.

Электронная почта в Microsoft Office

Функции электронной почты встроены непосредственно во все приложения Office 2000, а для доступа к ним применяется панель инструментов “Mail Header”. Это означает, что пользователю не нужно запускать отдельное приложение электронной почты, а затем прикреплять файл, – теперь он может отправить документ непосредственно из основного приложения. Например, вместо того, чтобы подготовить в Excel отчет по продажам, сохранить его, запустить Outlook и лишь после этого переслать отчет как приложение, пользователь может создать отчет, отправить его непосредственно из Excel и продолжить работу над документом.

Сходные возможности предлагал и Office 97, однако Office 2000 поддерживает HTML в качестве дополнительного формата документов, так что пользователь может пересылать файлы также и в формате HTML. Это значит, что ему не нужно беспокоиться о том, есть ли у получателя нужные приложения для чтения присланных материалов. Документ можно будет полностью просмотреть с помощью любой почтовой программы, поддерживающей работу с HTML-сообщениями, включая Microsoft Outlook и Outlook Express, Eudora, а также некоторые клиенты Lotus и Netscape.

Набор картинок ClipArt

Графические изображения все шире используются в документах и на веб-страницах, поэтому пользователям необходимы более мощные инструменты для поиска графических файлов и управления ими. Некоторые средства, упрощающих решение таких задач, включены в набор картинок ClipArt (ClipArt Gallery) комплекта Office 2000. Алгоритмы поиска по ключевым словам, цвету и узору (wavelet) позволяют найти нужное изображение даже без индексации, а команда “Find More Like This” выполняет поиск изображений, подобных выбранному. Например, если на экране изображена собака, то эта команда представит другие изображения собак, отсортированные по степени сходства.

В наборе картинок ClipArt предусмотрено множество стандартных категорий для встроенных картинок, однако при необходимости пользователи могут создавать собственные категории, чтобы систематизировать изображения удобным для себя способом. В эти категории можно включать изображения практически из любого источника, сопровождая их ключевыми словами для ускорения поиска. Изображения передаются в приложения в своем исходном формате, а не преобразовываются в растровую графику.

С набором картинок связаны и другие изменения, упрощающие работу. Так, теперь изображения из окна ClipArt можно перетаскивать прямо в документы Office. В ходе редактирования документа окно можно оставить открытым и выбирать изображения “на ходу”, а не запускать его каждый раз заново. Кроме того, по желанию пользователя изображения могут выводиться в небольшом окне, так что на экране виден более значительный фрагмент документа. При щелчке на любом изображении появляется всплывающее меню с наиболее распространенными операциями, такими, как включение рисунка в документ или поиск сходных изображений. В набор картинок также включены автофигуры Office AutoShapes (список которых намного расширен), так что он стал центральным инструментом распределения и управления всей графикой в Office. При переносе автофигур из набора картинок ClipArt в приложения Office они сохраняют свой естественный формат, а не преобразуются в метафайлы.

Наш подход к реализации справочной системы и обучения в Office 2000 опирается на обширные исследования откликов пользователей и результаты тестов удобства использования. Здесь приходилось решать двойную задачу. Во-первых, нужны были справочная платформа и интерфейс, которые помогали бы пользователю получить нужные результаты в нужное время и без нарушения хода его работы. Во-вторых, новая платформа должна была допускать легкую настройку администратором и иметь выход в Интернет. Результаты проведенных исследований подсказали нам целый ряд усовершенствований во многих областях, включая более интуитивный способ задания вопросов на обычном языке, более эффективный и при этом ненавязчивый Помощник и мощный механизм, постоянно следящий за действиями пользователя и автоматически подбирающий нужную подсказку или инструмент.

Компактный помощник Office 2000

Новый помощник Office 2000 предлагает множество улучшений как для пользователей, которым он понравится, так и для тех, кто решит его не применять. Впрочем, обязательно познакомьтесь с ним, даже если раньше вы отключали эту функцию. Вполне возможно, что вам понравятся внесенные нами изменения, и вы оставите ее включенной. Помощник Office 2000 работает “без ящика”: вокруг него нет никакого окна, поэтому он занимает гораздо меньше драгоценного места на экране, лучше вписывается в рабочую среду и при этом выглядит более привлекательно.

Несмотря на эти улучшения, некоторые пользователи все-таки захотят выключить Помощник. В Office 2000 функция его отключения тоже улучшена: если уж пользователь говорит “выключить”, то Помощник исчезает совсем. Но даже в этом случае вы по-прежнему будете иметь доступ к базовой структуре справочной системы и, в частности, сможете задавать вопросы и получать ответы на естественном языке.

Справки через Интернет

Помощник теперь гораздо лучше понимает задаваемые вопросы, но Microsoft прекрасно сознает, что можно предвидеть далеко не все из них. Чтобы предоставить пользователю дополнительный источник справок и облегчить дальнейшее совершенствование Помощника, в Office 2000 была включена функция “Справки через Интернет” (Help on the Web). Если Помощник не в состоянии ответить на вопрос, он предлагает подключиться к специальному веб-узлу с дополнительной информацией. Кроме того, там можно сообщить Microsoft, какой вопрос пользователь задавал и какой ответ надеялся получить. Такие данные будут полезны при дальнейшем совершенствовании Помощника. Администраторы в организациях также смогут применить эту функцию, чтобы направлять пользователей на внутренние узлы компании или получать информацию о них.

Интерактивная справка

Благодаря системе интерактивной справки (Interactive Help) Office способен автоматически завершать начатые пользователем операции, тем самым освобождая его от лишней работы. Например, Помощник на практике проведет пользователя по всем этапам создания динамических представлений PivotTable в приложении Excel вместо того, чтобы просто объяснить, как это сделать.

Интерактивная справка

В Office 97 вопросы Помощнику тоже можно было задавать своими словами, но ответы на них не всегда были понятны пользователю. Справочная система Office 2000 включает значительно усовершенствованную поддержку естественного языка. Теперь она в состоянии ответить на вопрос пользователя его же собственными словами. Например, если пользователь спросит “Как добавить текст к моей звезде?”, Office выведет тему “Добавление текста к вашей звезде”, а не “Добавление текста к автофигурам”. Такая улучшенная поддержка естественного языка существенно помогает пользователю в поиске нужной информации.

Более высокая доступность для всех категорий пользователей

С выпуском каждой последующей версии Office корпорация Microsoft старается устранить барьеры и включить дополнительные возможности, делающие приложения этого комплекта более доступными для всех пользователей, включая и людей с физическими недостатками. По словам Дэйва Капоцци из Всеамериканского совета по организации доступа (U.S. Access Board), правительственные данные свидетельствуют: каждый пятый житель страны обладает какими-то функциональными нарушениями, а 8% всех пользователей Интернета составляют инвалиды. Только в Соединенных Штатах качество разработки программного обеспечения может сказаться на работе более чем 30 миллионов пользователей, страдающих физическими недостатками. Учитывая все это, Microsoft разработала программу постоянного повышения доступности своих продуктов, которая получила название Microsoft Active Accessibility (MSAA). Office 2000 поддерживает эти требования по целому ряду важнейших направлений, а в будущих версиях такая поддержка будет расширена параллельно с эволюцией самого стандарта MSAA для улучшения обработки сложных документов.

Функции повышения доступности включались и в прежние версии Office, благодаря чему с приложениями этого комплекта смог работать широчайший круг пользователей, среди которых было немало лиц с физическими недостатками. Microsoft намерена и в дальнейшем уделять таким пользователям должное внимание. В частности, в Office 2000 их поддержка осуществляется по двум ключевым направлениям:

• функции, встроенные непосредственно в Office;
• усовершенствования, помогающие независимым разработчикам оборудования и программ для повышения доступности.

Чтобы сделать свой продукт более удобным для всех категорий пользователей, разработчики Office 2000 провели немало времени с теми, кто страдает физическими недостатками. На основании их пожеланий в новый комплект включен ряд функций, которые можно разделить на следующие группы:

Более подробные данные обо всех этих функциях Office 2000 можно найти в документе “Microsoft Office 2000 Accessibility Whitepaper” по адресу http://www.microsoft.com/office/, а о подобных функциях других продуктов Microsoft – по адресу http://www.microsoft.com/enable/.

Соответствие требованиям 2000 года

Разработка Microsoft Office с самого начала велась так, чтобы он работал в 2000 г. и будущем столетии, однако во многих функциях и приложениях этого комплекта сохранялись проблемы, которые могли затруднить их использование в 2000 году. Поэтому при создании Office 2000 вопросам обработки дат уделялось самое пристальное внимание: все задачи, связанные с датами, автоматически включались в список проблем 2000 года и получали наивысший приоритет.

Office 2000 стал одним из первых продуктов, обеспечивающих полный контроль за преобразованием двузначного представления года в четырехзначный формат. Благодаря этому администраторы и пользователи могут самостоятельно определить, например, относится ли дата 2/2/02 к 1902, 2002 или даже 9002 г. С этой целью используется соответствующий параметр вкладки “Date” окна “Regional Settings” в панели управления Windows 98 или Windows NT 5.0 Workstation, а также последующих версий этих операционных систем. Пользователи, работающие с другими версиями Windows, могут провести такую настройку с помощью утилиты из комплекта Office Resource Kit или непосредственного редактирования параметров системного реестра. Преобразование двузначного формата года в четырехзначный будет иметь наибольшее значение для Excel, Access и VBA, но скажется и на всех других приложениях – ведь даты указываются, например, в свойствах любого документа.

Гибкое изменение диапазона отображения двузначных дат дает дополнительные преимущества как отдельным отраслям, так и группам пользователей, которые теперь могут задавать его границу в соответствии со своими потребностями. Скажем, страховой агент, привыкший вводить год рождения клиента, может переместить ее в начало нашего столетия, а аналитик, прогнозирующий движение денежных средств, – ближе к нынешним временам.

Microsoft Office for Windows

Новые возможности Word 2000 представляют собой прямой результат обширных исследований и анализа пожеланий пользователей, а их включение открывает легкий путь к созданию обычных документов для Интернета, электронной почты и печати по всему миру.

Поддержка формата HTML

Создание HTML-документов

Исследования показывают, что электронная почта все шире используется для деловой связи. Кроме того, Microsoft обнаружила, что около 75% пользователей Word 97, которым была доступна функция WordMail, действительно применяли ее и были довольны получаемыми результатами. Word 2000 делает новый шаг в развитии этих функций, предлагая целый ряд усовершенствований.

Совершенствование электронной почты в Microsoft Office

Word давно славится функциями, упрощающими работу пользователя и повышающими производительность его труда. В Word 2000 это богатое наследие дополняется новыми средствами, которые даже создание весьма сложных печатных и электронных документов делают еще более простым, чем раньше.

Около 60% пользователей Microsoft Office работают за пределами Соединенных Штатов, и нередко они сталкиваются с проблемами, которые совершенно незнакомы их американским коллегам. Word 2000 включает ряд специальных усовершенствований, делающих его таким же простым и мощным средством создания веб-документов, сообщения электронной почты и печатных материалов в глобальной среде.

HTML как “родной” формат файлов

Сохранение неизвестных признаков HTML

Использование и автоматическое определение кодировки для HTML-файлов

При сохранении HTML-файлов используется одна из многих возможных кодировок текста. Кодировка представляет собой способ представления текста в двоичном формате, причем в мире применяется множество стандартных кодировок. Наиболее часто встречается кодировка ISO-8859-1 (подмножество кодовой страницы Windows 1252), однако она не поддерживает некоторые языки (например, японский), и для них используются другие кодировки. Word 2000 позволяет импортировать и экспортировать файлы во всех стандартных кодировках HTML.

Мастер создания веб-страниц

Совместимость с обозревателями

При изучении потребностей клиентов Microsoft выяснила, что компании часто устанавливают на свои настольные системы стандартный обозреватель, а переход на более новую его версию обычно требует времени. Чтобы гарантировать доступность создаваемой веб-страницы для всех сотрудников организации, пользователь может указать, какая версия обозревателя является стандартом компании. При этом Word 2000 отключает все возможности, которые эта версия не способна отобразить.

Предварительный просмотр веб-страницы

Размер шрифта, используемый по умолчанию

Word 2000 по умолчанию использует шрифт Times New Roman 12, что помогает ему стать полноценным редактором HTML. Изучая типичные форматы веб-страниц, Microsoft обнаружила, что большинство пользователей применяет этот шрифт в качестве стандартного. Кроме того, он особенно часто используется в печатных документах. Наконец, шрифт Times New Roman 12 выбирается по умолчанию в большинстве других HTML-редакторов, присутствующих на рынке. Опираясь на один стандартный шрифт и кегль во всех сетевых и печатных документах, пользователи смогут легко применять созданные ими файлы как в той, так и в другой среде.

Темы оформления

Word 2000 предлагает пользователю набор тем оформления, облегчающих создание привлекательных, выполненных в едином стиле веб-страниц со сложной графикой. Такие же темы доступны в других приложениях комплекта Office 2000 (они поддерживаются в Microsoft Access, а программа презентационной графики Microsoft PowerPoint^® включает шаблоны оформления, которые выполняют те же функции). Все они выбраны из комплекта тем, поставляемого вместе с приложением FrontPage 98. Темы оформления включают такие элементы дизайна, как фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков и параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет). Кроме того, некоторые темы содержат анимацию. Каждая тема предлагает два варианта цветов, так что пользователь может выбрать стандартный набор цветов или более живую цветовую схему. Все темы, включенные в Office, могут использоваться совместно с FrontPage 2000 и редактироваться с помощью этого приложения.

WYSIWYG-кадры

Оглавления

Word 2000 включает ряд усовершенствований, помогающих при создании оглавлений для электронных документов. Пользователи легко могут построить оглавление большого документа, применив для упрощения навигации кадры. Кроме того, при переводе документа в электронный формат номера страниц в оглавлении автоматически заменяются на гиперссылки. И наоборот, гиперссылки из электронных документов в печатном формате превращаются в номера страниц.

Гиперссылки

Горизонтальные линии

Горизонтальные линии широко применяются в электронных документах, и по сравнению с Word 97 их поддержка была значительно расширена. Word 2000 отображает горизонтальные линии именно так, как они выглядят в обозревателе, а также позволяет задавать для них полный набор свойств, включая цвет, размер, ширину, выравнивание и затенение.

Форматирование таблиц

Функции работы с таблицами в Word 2000 были существенно улучшены, и теперь пользователи могут создавать форматы таблиц, характерные для многих веб-страниц. В частности, программа поддерживает вложенные таблицы, автоматический подбор размера ячеек при включении в них графических изображений, установку параметров рамок и промежутков (например, интервалов между ячейками и отступов внутри ячейки), а также плавающие таблицы, которые позволяют обеспечить обтекание таблицы текстом или другими элементами документа, не включая ее в текстовое поле или кадр. Таким образом, пользователи получили единые средства работы с таблицами, пригодные как для документов в собственном формате Word, так и для HTML-файлов.

Рамки таблиц

Рисунки в веб-документах и в представлении для печати

Личные бланки

Обработка потоков обсуждения

Word 2000 предлагает развитые средства обработки потоков обсуждения в электронной почте. Применение различных цветов и отступов показывает, кто и в каком порядке внес в данное сообщение те или иные изменения, так что пользователи могут легко найти в потоке необходимую информацию и гораздо более эффективно донести свою точку зрения до коллег. Более того, благодаря поддержке формата HTML такие встроенные комментарии можно просматривать практически на любом компьютере.

Автоподпись почтовых сообщений

Word 2000 содержит новый инструмент AutoSignature, который позволяет легко создавать и применять несколько автоматически включаемых подписей. Он упрощает включение подписи, наиболее подходящей для конкретной ситуации, а также дает пользователю возможность перед отправкой сообщения увидеть, какая подпись будет к нему применена. Пользователь может изменить подпись, щелкнув на ней правой кнопкой мыши.

Производительность электронной почты Office

Технология Click-n-Type

Масштаб печати

Word 97 устранил большинство проблем, связанных с переносом документа между форматами бумаги А4 и Letter, однако при работе с другими форматами пользователь оставался без поддержки. Word 2000 предлагает функцию печати с масштабированием, которая аналогична применяемой в копировальных аппаратах и позволяет во время вывода документа на печать выполнить его масштабирование под любой размер бумаги. Это особенно полезно для многонациональных компаний, где используются различные форматы бумаги. Кроме того, Word теперь обеспечивает возможность печати нескольких страниц документа на одном листе бумаги.

Режимы просмотра документов

Функция “Собрать и вставить”

Сбор информации из нескольких источников всегда оставался распространенной, но тяжелой задачей. Пользователям необходима более тесная интеграция приложения с такими источниками и возможность одновременного управления несколькими блоками данных. Office 2000 включает функцию “Собрать и вставить” (Collect and Paste), которая позволяет легко управлять несколькими фрагментами информации и значительно превосходит по удобству одношаговые операции “Скопировать и вставить”, применявшиеся в предыдущих версиях комплекта.

Настраиваемые меню

Кроме того, меню автоматически расширяется в соответствии с правилами технологии IntelliSense (например, по истечении определенного промежутка времени, при задержке указателя мыши и т.д.). Когда пользователь выбирает какую-то команду, она “получает повышение” и отображается ближе к началу меню, а неиспользуемые команды в конце концов перестают отображаться в настраиваемых меню. После некоторого периода работы с программой меню будут содержать наиболее часто используемые команды, а неиспользуемые или редко используемые пункты окажутся скрытыми. Если пользователь захочет познакомиться с новыми функциями, он сможет быстро расширить меню и найти другие команды. В остальное время он видит только те средства, которыми реально пользуется, а это значительно упрощает интерфейс.

Таблицы

При работе с таблицами Word 2000 обеспечивает гораздо большую гибкость, чем Word 97. Он поддерживает построение вложенных таблиц, таблиц с интегрированными строками заголовка и ячеек с диагональными линиями. Теперь можно перемещать таблицы по странице и располагать рядом друг с другом, а также размещать текст с обтеканием таблицы. Все эти улучшения значительно облегчают использование таблиц в документах.

Инструменты управления таблицами

Изображения в таблицах

При общении с пользователями Microsoft выяснила, что многие из них в своих документах активно применяют таблицы. Это позволяет структурировать представленный на странице материал, однако раньше при использовании таблиц было невозможно разместить графическое изображение и окружить его текстом. Например, некоторые пользователи опираются на таблицы при создании информационных бюллетеней, но если им требовалось разместить рисунок, то его приходилось вставлять в текст. Структура таблиц в Word 2000 была усовершенствована, так что пользователь может окружить изображение текстом даже внутри ячейки.

Обработка графики

Приобретая опыт, пользователи начинают все шире применять графические изображения как в печатных документах, так и в документах для публикации в Интернете. Word 2000 помогает им строить типовые варианты компоновки страниц с рисунками. Кроме того, он предлагает подготовленным пользователям новые специальные функции и при этом уделяет огромное внимание упрощению самых важных и распространенных операций. Пользователи могут быстро и легко вставлять объекты, превращать плавающие рисунки во встроенные и наоборот, включать и отключать обтекание изображения текстом, а также задавать выравнивание и положение рисунков.

Измерение в пикселах и процентах

В настоящее время в HTML-документах чаще всего применяются две единицы измерения – пикселы и проценты от общего размера страницы. Будучи полноценным редактором веб-страниц, Word 2000 поддерживает эти единицы всюду, где это имеет смысл. Создатели страниц смогут по-прежнему использовать для измерения пикселы и проценты, так что им не понадобится изучать какие-либо преобразования между пикселами и любыми другими единицами.

24-разрядное представление цвета

Чтобы обеспечить полноценное редактирование HTML-документов, Word 2000 позволяет применять в рисунках 24-разрядное представление цвета, тогда как пользователи Word 97 были ограничены цветовой палитрой VGA. Теперь они получили возможность задавать для текста, рамок и затенения 24-разрядные цвета, а это поможет придать создаваемым ими веб-страницам более живой и профессиональный вид.

Включение объектов WordArt в текст

В ходе общения с пользователями представители Microsoft выяснили, что многие из них хотели бы применять объекты WordArt при создании кнопок и заголовков, однако эти объекты были плавающими, что затрудняло их выравнивание с текстом. При работе с Word 2000 объекты WordArt по умолчанию включаются в текст документа.

Набор картинок ClipArt

Графические изображения все чаще применяются в документах и веб-страницах, поэтому пользователям необходимы более развитые средства поиска и управления графическими файлами. Набор картинок ClipArt в Office 2000 предлагает несколько мощных инструментов, упрощающих решение этих задач. Среди усовершенствований – функции поиска, поддержка операций “перетащи и оставь” и множество новых рисунков, а также различные улучшения пользовательского интерфейса, которые облегчают работу с программой. Подробную информацию об этом вы найдете в разделе “Путеводитель по новым возможностям Microsoft Office 2000”.

Рисованные маркеры

Как показали проведенные Microsoft исследования, при создании веб-страниц пользователи нередко применяют изображения, найденные в Интернете, причем во многих случаях такие изображения играют роль рисованных маркеров списка. Word 2000 сильно упрощает создание таких списков. Теперь пользователь может вырезать рисованный маркер из любой веб-страницы и вставить его в собственный документ, причем такие импортированные маркеры ведут себя точно так же, как обычные маркеры Word, и автоматически повторяются в маркированных списках. Кроме того, Word 2000 предлагает множество новых вариантов рисованных маркеров. Наконец, рисованные маркеры теперь интегрированы с темами оформления, поэтому при смена темы приводит к соответствующему обновлению всех рисованных маркеров.

Маркированные и нумерованные списки

Наши данные свидетельствуют, что маркированные и нумерованные списки представляют собой одну из наиболее часто используемых функций Word. Обработка таких списков в Word 2000 была улучшена, так что теперь они одинаково выглядят при просмотре с помощью Word и в обозревателе. Кроме того, Word 2000 предлагает единый усовершенствованный интерфейс, который позволяет включать маркеры как в режиме создания HTML-документов, так и в режиме печатного документа.

Интеллектуальное автоисправление

Средства проверки орфографии и грамматики

Система проверки правописания Word 2000 была значительно усовершенствована. В нее включено множество новых слов (в особенности имен и фамилий), что приведет к снижению числа ложных сообщений об ошибках. Модуль грамматической проверки также был переработан, чтобы сократить количество ложных тревог и критических замечаний, которые не предлагают путей исправления недостатков (например, “слишком длинное предложение”). Все эти улучшения помогают пользователям редактировать документы быстрее, а часто и в автоматическом режиме.

Совместимость с прежними версиями

Развернуть Word 2000 в глобальном масштабе намного легче, чем предыдущие версии программы, поскольку он опирается на единый исполняемый файл для всех языков мира, за исключением тайского, вьетнамского и хинди. Это означает, что один и тот же продукт можно установить в любой стране и удовлетворить потребности всех пользователей. С точки зрения администраторов такое решение чрезвычайно упрощает поддержку Word на различных языках, а пользователи одновременно получают более широкие возможности работы с многоязычными документами.

Единый исполняемый файл

Word 2000 помогает многонациональным компаниям и пользователями избавиться от многих сложных проблем и облегчает совместное использование файлов. Новая версия программы основана на едином базовом коде, так что во всем мире применяется лишь один исполняемый файл. Теперь пользователи в любой стране могут вводить, просматривать и редактировать текст на всех поддерживаемых комплектом языках, включая европейские, японский, китайский, корейский, иврит и арабский. (Исключение составляют языки тайский, вьетнамский и хинди, которые не поддерживаются единым исполняемым файлом).

Благодаря этому на любой системе приходится управлять одним и тем же набором файлов Word 2000, что значительно упрощает развертывание и администрирование программы. В то же время пользователь получает в свое распоряжение все возможности форматирования и функции, доступные ранее только в локализованных версиях для конкретных языков.

Глобальный интерфейс из пакета языковой поддержки Microsoft Office 2000 Multi-Language Pack

Word 2000 позволяет легко изменить язык пользовательского интерфейса и справочной системы. Для большинства языков все функции программы включены в единый исполняемый файл, поэтому изменение языка интерфейса не влияет на работу приложения.

Благодяря этому конечные пользователи получают возможность очень гибко выбирать стиль своей работы. Например, сотрудники филиала американской фирмы в Японии в состоянии настроить интерфейс и справочную систему на любой удобный для себя язык. Пользователь может установить японские или американские параметры – в любом случае функции программы останутся такими же, а он не будут испытывать никаких затруднений при сотрудничестве с коллегами. Вот другой пример: пусть американский служащий отправляется в филиал своей компании, расположенный в Германии. Он может не понимать немецкого языка, но если на машине установлен Word 2000, то пользователь легко сможет переключить язык интерфейса и работать на английском языке точно так же, как в Соединенных Штатах.

Набор средств проверки правописания

Набор средств проверки правописания (Microsoft Proofing Tools Kit) является составной частью пакета языковой поддержки Microsoft Office 2000 Multi-Language Pack. Он содержит полный набор модулей проверки орфографии и грамматики, тезаурусов и механизмов расстановки переносов, охватывающий около 25 языков. Кроме того, сюда включены редакторы Global Input Method Editor для ввода текста на азиатских языках, шрифты для различных азиатских языков и несколько полезных программ, в том числе утилиты для преобразования между традиционным и упрощенным вариантами китайского языка и между корейскими азбуками хангул и ханджа. Этот набор позволяет устанавливать средства проверки для различных языков, не изменяя язык стандартного пользовательского интерфейса и справочной системы.

Всемирный тезаурус

Автоопределение языка

Многоязычное автоисправление

Word 2000 поддерживает отдельный список автоисправления для каждого языка, тогда как раньше для всех языков использовался один общий список. Это устраняет проблемы, связанные с появлением ошибок в совершенно правильном тексте на одном языке при его проверке с помощью списка для другого языка. Так, список автоисправления для английского языка делает заглавными все одиночные буквы i (они соответствуют слову “я”), а в шведском языке такая строчная буква представляет собой вполне допустимый предлог. В результате при вводе шведского текста на англоязычной системе все предлоги i раньше были бы ошибочно заменены на заглавные буквы.

Глобальный редактор способов ввода Input Method Editor (IME)

Кроме того, многонациональные компании сообщили Microsoft, что хотели бы в любой стране мира устанавливать Word на стандартной операционной системе, поскольку это позволит снизить затраты времени и средств на администрирование. Благодаря глобальному редактору IME они смогут развернуть Word на компьютерах с английскими версиями Windows NT 4.0 или Windows 95, однако для работы нерегулярных пользователей (например, иностранцев) на местном языке не нужно будет поддерживать на второй машине локализованную версию системы.

Наконец, значительная рыночная ниша в Соединенных Штатах и других странах связана с пользователями, которые просто хотят вводить тексты на азиатских языках. К их числу принадлежат, в частности, студенты и сотрудники азиатских многонациональных корпораций.

Многоязычные конвертеры двоичных файлов

Word 2000 допускает одновременную установку несколько конвертеров, так что пользователь может сам выбрать, сохранять ли документ в формате для европейских языков, японского, корейского, упрощенного китайского или традиционного китайского языка.

Импорт и экспорт текстовых файлов в различных кодировках

Все более широкое применение Интернета повышает вероятность получения текстовых файлов в кодировке, которая отличается от установленной на машине пользователя кодовой страницы Windows. Дело в том, что в разных странах текст кодируется по-разному.

Более того, различные кодировки часто встречаются даже в пределах одной страны. Пользователи в Азии нередко сталкиваются с текстовыми файлами в кодировке, чуждой для их системы (т.е. использующими другую кодовую страницу). Например, файл с другой кодировкой может получить китайский или корейский пользователь (для каждого из этих языков применяется два основных типа кодировок: Big5 для традиционного китайского и GBK для традиционного или упрощенного китайского, а также Wansung и Johab для корейского языка). По мере распространения сетей и Интернета эта проблема начнет возникать все чаще и чаще.

Пользователи Word 2000 в состоянии открывать текстовые файлы практически в любой кодировке. Если программа определит, что кодировка файла совпадает с кодовой страницей операционной системы, то файл будет автоматически выведен на экран. Однако если кодировка отличается и Word не может достаточно надежно определить ее тип, то пользователь сможет сам сделать выбор между различными стандартными кодировками, которые доступны в системе.

Легкость использования во всем мире

В предыдущие версии Word было внесено множество усовершенствований для удобства пользователей в Соединенных Штатах, однако их коллеги из других стран по-прежнему сталкивались с проблемами даже при создании простых документов. Например, в некоторых регионах принято записывать даты в формате число/месяц/год, что приводит к ошибкам при сортировке. А в странах, где используется формат год/месяц/число, попытка ввода такой даты заставит функцию автозаполнения вставить в документ совершенно ненужный текст. Word 2000 устраняет эти и многие другие проблемы работы в международной среде, так что пользователи в любой стране мира легко могут создавать профессионально выглядящие документы.

Поддержка восточно-азиатских пользователей

Microsoft Office for Windows^®

• введение;
• обзор новых функций;
• подробное описание функций.

Вы можете обратиться к разделу “Путеводитель по новым возможностям Microsoft Office 2000”, чтобы получить дополнительную информацию о новых функциях, доступных во всех приложениях комплекта Office 2000.

Excel 2000 выходит на рынок в то время, когда корпорации сталкиваются со значительными изменениями в подходе к использованию данных. Например, создание складов данных открывает перед всеми сотрудниками возможность доступа к корпоративной информации через сеть. Отделы информационных технологий ищут средства, которые бы избавили их от подготовки отчетов, а пользователи все чаще применяют Excel в качестве клиентского интерфейса для работы с самыми разнообразными данными. Учитывая эти тенденции, Microsoft при разработке Excel 2000 преследовала три главные цели:

Excel 2000 предлагает множество новых функций, которые должны помочь пользователям сотрудничать и обмениваться информацией в информационных сетях, а также выполнять более глубокий анализ имеющихся данных. Кроме того, управлять новой версией Excel и работать с нею стало легче, чем когда-либо ранее.

Создание и публикация HTML-документов

Компании все чаще используют интрасети для распространения корпоративной информации, поэтому пользователям нужны более удобные средства доступа к ней. Новые и усовершенствованные функции Excel 2000 облегчают решение этой задачи и помогают получить наилучшие результаты.

Инструменты анализа

Доступ к корпоративным данным

Веб-компоненты Office

Благодаря веб-компонентам Office (Office Web Components) пользователь может получить доступ к аналитическим функциям Excel из обозревателя. Excel 2000 позволяет легко сохранять электронные таблицы, диаграммы или представления PivotTable в виде веб-компонентов Office (интерактивных веб-страниц), которые могут просмотреть и проанализировать другие пользователи.

Индивидуальная производительность

Поддержка использования в международной среде

HTML как дополнительный формат файлов

Загрузка и сохранение HTML-файлов

Сохранение в виде веб-страницы

Поддержка технологии перетаскивания

Excel 2000 позволяет не только переносить табличную информацию из обозревателя посредством операций копирования и вставки, но и перетаскивать ее с помощью мыши. Этот способ дает превосходные результаты, обеспечивая наиболее легкую и быструю передачу и обработку находящихся в Интернете табличных данных.

С помощью Excel 2000 пользователь может без дорогостоящего привлечения информационных служб получать, анализировать и составлять отчеты на основе корпоративных данных, которые хранятся в управляемых отделом информационных систем базах данных масштаба предприятия. Богатый набор средств анализа, новые веб-компоненты Office и улучшенные возможности доступа к базам данных позволяют принимать, анализировать, отслеживать и реагировать на изменяющуюся информацию.

Представления PivotTable

Автоформатирование сводных таблиц PivotTable

Функция автоформатирования PivotTable позволяет легко создавать на основе представлений PivotTable профессионально выглядящие отчеты, которые похожи на применяемые в базах данных.

Представления PivotChart

Новые представления PivotChart позволяет строить диаграммы, связанные с представлениями данных PivotTable, так что пользователи получают новое средство визуального анализа данных. Как и при работе с таблицами PivotTable, такие диаграммы можно легко расширять для большей детализации данных, а также находить сводные характеристики и удалять отдельные поля. Представления PivotChart и PivotTable тесно связаны между собой, поэтому они одновременно обновляются при изменении данных или перемещении, добавлении и удалении полей пользователем.

Запросы

Многие пользователи импортируют данные в Excel посредством запросов к базам данных, после чего проводят их анализ с помощью формул и форматирование. Excel 2000 позволяет вставлять в таблицы запросов дополнительные столбцы, применять формулы и элементы форматирования, которые сохраняются и после обновления данных. Эта возможность относится и к веб-запросам.

Улучшенные веб-запросы

Новое диалоговое окно “Web Query” (Веб-запрос) значительно упрощает получение данных из информационных сетей. Оно проводит пользователя по всем этапам переноса данных с веб-страницы в Excel, помогая создать файл запроса на основе выбранного указателя ресурса URL и параметров импортирования данных. Страницы веб-запросов могут автоматически обновляться в соответствии с заданным графиком.

Импорт текста с обновлением

В ходе исследований Microsoft установила, что Excel применяется для анализа самых разнообразных данных, которые чаще всего передаются в виде текстовых файлов. Работая с данными на мэйнфреймах, в терминальных приложениях и других источниках, пользователи с помощью множества различных методов приводят их к “наименьшему общему знаменателю” – текстовому формату. Переносить текстовую информацию в Excel приходится постоянно. Пользователи импортируют данные, форматируют их, а затем добавляют формулы и другие элементы, необходимые для анализа и представления информации. Excel 2000 предлагает функцию импорта текста с обновлением, позволяющую легко обновить данные из текстового источника и при этом оставить неизменными форматирование, формулы и другие элементы.

Корпорации все шире используют Excel для доступа к информации в масштабе предприятия. Учитывая это, Microsoft включила в Excel 2000 ряд новых функций, которые упрощают работу с находящимися на сервере данными.

Представления для оперативного анализа данных OLAP PivotTable

Эта новая функция позволяет создавать проекции PivotTable с использованием любых источников данных OLE DB for OLAP, включая Microsoft SQL Server™ OLAP Services. Если в организации не установлен сервер, совместимый с OLE DB for OLAP, то с помощью мастера кубов оперативной аналитической обработки (OLAP Cube Wizard) из приложения Microsoft Query представление OLAP PivotTable можно построить на основе любого источника данных ODBC.

Поддержка OLE DB и ADO

Большие хранилища данных

Компонент электронных таблиц Spreadsheet

Компонент диаграмм Chart

Этот управляющий элемент COM для построения диаграмм обеспечивает интерактивность диаграммы и ее динамическое обновление при изменении исходных данных (например, вводимых пользователем в компоненте электронных таблиц).

Компонент PivotTable

Этот компонент позволяет динамически просматривать и анализировать информацию из баз данных. С его помощью можно просматривать данные в отчетах, осуществлять их динамическую сортировку и фильтрацию, группировать по строкам и столбцам, получать суммарные значения и изучать отдельные их составляющие. Кроме того, он обеспечивает эффективную работу как с небольшими объемами данных, так и с крупными массивами информации.

Сделать как можно больше за минимальное время – такую цель преследует любое предприятие. Excel 2000 включает ряд усовершенствований, повышающих производительность труда пользователей при выполнении стандартных операций.

Автозаполнение списков

Расширение существующего списка представляет собой одну из самых распространенных операций, которые приходится выполнять в Excel. Новая функция автозаполнения списков (List AutoFill) автоматически переносит параметры форматирования и формулы списка, избавляя пользователя от лишней работы и обеспечивая отсутствие опечаток. При добавлении данных к списку эта функция анализирует предшествующие ячейки и определяет, какие элементы форматирования и формулы следует перенести.

Прозрачное выделение

В предыдущих версиях Excel выделенные ячейки отображались в инвертированном виде, что мешало увидеть заданный для них формат. Excel 2000 лишь слегка затеняет такие ячейки, поэтому пользователь может сразу увидеть результат вносимых изменений, и ему не нужно все время снимать и снова устанавливать выделение.

Новые курсоры

В определенных ситуациях Excel 2000 применяет несколько новых типов курсоров, которые помогают пользователю лучше представить дальнейшие действия. Например, при создании формулы, допускающей включение ссылок на ячейки, курсор приобретает вид светло-серой ячейки и как бы приглашает пользователя выбрать ячейку в таблице.

Построение диаграмм

Среди усовершенствований функции построения диаграмм в Excel 2000 – улучшенные средства форматирования (метки данных, многоуровневые метки оси категорий и временной шкалы, а также пользовательские единицы измерения для оси значений) и возможность создания динамических представлений PivotChart (они описаны выше в подразделе “Представления PivotChart” раздела “Инструменты анализа”).

Даты 2000 года

Excel 2000 предлагает дополнительные форматы дат, упрощающие представление года четырьмя цифрами, а также два новых параметра настройки, делающих переход через рубеж 2000 года более легким. С помощью одного из них пользователи могут задавать собственные правила определения столетия, к которому относится год, обозначенный двумя цифрами. Второй параметр позволяет гарантировать, что при задании года во вводимой дате всеми четырьмя цифрами ячейка будет отформатирована так, чтобы эти цифры действительно отображались. Настройка новых параметров производится с помощью редактора системной политики System Policy Editor.

Европейская валюта евро

Excel 2000 поддерживает использование евро в качестве нового формата денежных единиц и допускает ее отображение как в виде символа евро, так и в виде трехбуквенного кода ISO (EUR). Благодаря этому пользователи в Европе и Соединенных Штатах, которые ведут дела с европейскими компаниями или правительствами, получили возможность обмениваться электронными таблицами с самыми современными значениями валют.

Создавая PowerPoint 2000, корпорация Microsoft стремилась дать пользователям самые простые инструменты для создания презентаций и их проведения при личной встрече, в удаленных аудиториях или по Интернету.

Чтобы обратиться к слушателям в других районах страны или мира, ведущему презентации раньше приходилось много путешествовать. Сегодня благодаря новым технологиям это стало излишним. Теперь авторы могут с помощью легких и недорогих средств совместно подготовить презентацию и представить ее удаленной аудитории, даже не покидая своего офиса.

PowerPoint 2000 соединяет ряд новых функций, которые облегчают работу и ускоряют создание презентации, а также возможности подготовки презентаций для Интернета и простые средства, позволяющие проводить презентации для удаленной аудитории. Авторы могут использовать хорошо знакомые инструменты PowerPoint для совместной работы над презентациями и их представления в Интернете. При разработке PowerPoint 2000 в центре внимания находились четыре главные цели:

Новые возможности PowerPoint 2000 представляют собой прямой результат обширных исследований и анализа пожеланий пользователей. Как обнаружили разработчики, в большинстве случаев пользователи этого приложения сталкиваются с необходимостью срочно выполнить задание. Они работают с программой около шести часов в неделю, т.е. гораздо меньше, чем со многими другими приложениями комплекта Office. Когда приходит время готовить презентацию, пользователи должны быть в состоянии легко и быстро изучить продукт и добиться желаемых результатов.

Благодаря опоре на открытые стандарты Интернета PowerPoint 2000 помогает пользователям успешно организовать совместное использование информации и сотрудничество в сетевой среде. Сегодня все больше организаций развертывают интрасети, где пользователи могут публиковать, обмениваться, сотрудничать и управлять своими презентациями в рамках рабочего веб-пространства. PowerPoint 2000 упрощает переход к такому более высокому уровню интеграции с информационными сетями. Это приложение позволяет очень легко создавать и совместно использовать сложные веб-презентации с помощью тех же инструментов, которые раньше применялись для подготовки презентаций PowerPoint, причем в обозревателе эту информацию сможет просмотреть любой пользователь, где бы он ни находился.

Создание и публикация HTML-документов

PowerPoint 2000 включает две технологии Microsoft (сервер NetShow™ и программа организации конференций NetMeeting™), которые дают пользователям возможность сотрудничать по сети в реальном времени.

Целый ряд новых и усовершенствованных функций PowerPoint 2000 специально предназначен для повышения производительности пользователей. Появившиеся в программе инструменты и мастера облегчают создание презентаций, упрощают типичные операции и автоматизируют их. Встроенные интеллектуальные средства PowerPoint были расширены и теперь помогают при работе с презентациями в формате HTML, пригодными для передачи через Интернет.

Индивидуальная производительность